Delegacja elektrykiem: stawki w przepisach nie ma, a zwrot i tak jest bez podatku

Pracownik wrócił z Gdańska, podaje 430 kilometrów i numer rejestracyjny. Księgowa pyta o pojemność skokową silnika, bo od niej zależy stawka za kilometr. Odpowiedź brzmi: to auto nie ma pojemności skokowej — jest elektryczne. I w tym momencie rozliczenie staje, choć przejazd był, trasa się zgadza, a pieniądze trzeba zwrócić.

Przepis o kilometrówce zna wyłącznie silnik spalinowy i centymetry sześcienne. Elektryk i wodór z niego wypadają — ale wypada też limit, a to zmienia sytuację na korzyść pracownika. Poniżej: jaką stawkę ustalić u siebie, dlaczego zwrot jest wolny od PIT bez limitu, jak rozliczyć ładowanie auta służbowego w domu i jakie dokumenty muszą zostać w teczce wyjazdu.

Dlaczego elektryk wypada z rozporządzenia

Trzy sytuacje, trzy różne rozliczenia

Zanim policzysz złotówki, odpowiedz na jedno pytanie: czyje jest auto. Od tego zależy wszystko dalej.

Auto prywatne: jaką stawkę wpisać dziś

Skoro rozporządzenie nie mówi nic o elektrykach, stawkę ustala pracodawca. W praktyce spotyka się trzy podejścia — każde da się obronić, pod warunkiem że jest zapisane przed wyjazdem, a nie wymyślone przy rozliczeniu:

• Stawka jak dla aut powyżej 900 cm³ (1,15 zł/km). Najczęstsza w firmach: elektryk to zwykle auto klasy średniej, a kwota jest znana i obroniona wobec pracownika. Zaletą jest prostota — ta sama stawka dla całej floty prywatnej.
• Stawka jak dla aut do 900 cm³ (0,89 zł/km). Wybierana przez firmy, które chcą trzymać się dolnej granicy znanej z przepisu i uniknąć dyskusji, czy zwrot nie jest ukrytym przysporzeniem.
• Stawka własna, policzona z kosztu energii. Na przykład zużycie 18 kWh na 100 km razy 0,80 zł za kWh daje 0,144 zł/km samej energii; po doliczeniu zużycia opon, serwisu i ubezpieczenia firmy dochodzą zwykle do 0,60–0,90 zł. To podejście najbliższe rzeczywistym kosztom, ale wymaga uzasadnienia na piśmie.

Przykład: 430 kilometrów elektrykiem

Pracownik jedzie z Olsztyna do Gdańska i wraca tego samego dnia. Licznik pokazuje 220 km w jedną i 210 km w drugą stronę — razem 430 km. Auto prywatne, elektryczne. Tę samą trasę rozliczamy trzema stawkami:

Różnica między pierwszym a trzecim wierszem to 236,50 zł na jednym wyjeździe. Przy pracowniku, który jeździ dwa razy w miesiącu, robi się z tego blisko 5 700 zł rocznie — dlatego stawka dla elektryków nie jest szczegółem technicznym, tylko decyzją, którą warto podjąć świadomie i zapisać.

Dlaczego zwrot jest wolny od podatku

Należności za czas podróży służbowej są zwolnione z PIT do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Dla aut spalinowych tą wysokością jest stawka z rozporządzenia. Dla aut elektrycznych odrębny przepis nie ustala żadnej kwoty — a skoro nie ma limitu, nie ma też nadwyżki, którą można by opodatkować.

Tak samo czyta to administracja skarbowa: w interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i w stanowiskach Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zwrot kosztów przejazdu prywatnym autem elektrycznym w podróży służbowej uznawany jest za zwolniony w całości, bez stosowania limitu kilometrówki. Pracodawca nie pobiera wtedy zaliczki na podatek.

Co się zmieni, gdy wejdzie nowe rozporządzenie

Od kilku lat wraca projekt, który odrywa stawki od pojemności skokowej i wiąże je z rodzajem napędu i mocą silnika. Dla elektryków i wodoru przewiduje jedną kwotę. Projekt wciąż nie obowiązuje — poniżej zestawienie stanu dzisiejszego i proponowanego, żeby było widać kierunek zmiany:

Auto służbowe: rozliczasz prąd, nie kilometry

Gdy pracownik jedzie autem pracodawcy, kilometrówka nie przysługuje — pojazd i tak należy do firmy. Rozliczeniu podlega koszt energii, a sposób jego udokumentowania zależy od tego, gdzie auto było ładowane.

Rozliczenie domowego ładowania wygląda więc tak: zużyte kilowatogodziny × stawka z faktury za prąd, a do rachunku trafia zestawienie ładowań i kopia faktury pracownika za energię. Przy 62 kWh i stawce 0,82 zł/kWh daje to 50,84 zł do zwrotu — kwotę, którą da się sprawdzić w dwie minuty, bo obie liczby mają pokrycie w dokumentach.

Gdzie to się najczęściej sypie

Komplet dokumentów do jednego wyjazdu

• Polecenie wyjazdu służbowego — cel, miejsce, termin i wskazany środek transportu. Przy aucie prywatnym to właśnie tu zapada zgoda na przejazd.
• Umowa o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych — strony, pojazd, stawka za kilometr (dla elektryka: ta ustalona u Was), zasady rozliczania i wypowiedzenia.
• Ewidencja przebiegu pojazdu — dane pracownika i pojazdu, kolejne wpisy z datą, trasą, celem i liczbą kilometrów, stawka i kwota, podpis pracodawcy.
• Rachunek kosztów podróży — diety, noclegi, dojazdy, przejazd na trasie i inne wydatki, pomniejszone o zaliczkę. Składany w ciągu 14 dni od powrotu.
• Dowody wydatków — faktury za nocleg, bilety, opłaty parkingowe, a przy aucie służbowym rachunki za ładowanie albo zestawienie kilowatogodzin.

Jak to wygląda w Rejestrze Delegacji

Cały ten komplet prowadzi jedno narzędzie smartapki: Rejestr Delegacji. Wyjazd jest w nim teczką — od polecenia, przez kilometry i koszty, po rachunek i zwrot salda. Dla aut elektrycznych i hybrydowych ma osobne ustawienie, bo wie, że stawki z rozporządzenia dla nich nie ma.

• Rodzaj pojazdu zamiast pojemności. Przy wyborze „samochód elektryczny lub wodorowy" pole pojemności znika, a pojawia się stawka ustalona przez pracodawcę — z podpowiedzianą kwotą i wyjaśnieniem, skąd bierze się ta luka w przepisach.

• Kilometry liczone z odcinków. Każdy przejazd osobno: data, trasa, cel, liczba kilometrów. Z tych pozycji powstaje załącznik numer 1 — ewidencja przebiegu z danymi pojazdu i miejscem na podpis.
• Dane od pracownika bez dzwonienia. Z karty wyjazdu wysyłasz osobisty link; pracownik wpisuje na telefonie odcinki trasy, koszty i dane auta, dołącza zdjęcie faktury. Zgłoszenie czeka u Ciebie na przyjęcie — dopiero wtedy staje się pozycją rozliczenia.

• Rachunek kosztów podróży w jednym kroku. Diety i ryczałty liczą się z godzin wyjazdu i powrotu, kilometrówka z odcinków, koszty z dopisanych pozycji. Na końcu zostaje saldo do wypłaty i data zwrotu.

Umowę, bez której nie ma zwrotu za kilometry, wystawisz obok: generator umowy o używanie samochodu prywatnego pozwala wpisać własną stawkę — także tę ustaloną dla elektryka — i wydrukować dokument gotowy do podpisu. Jeśli potrzebujesz samego wyliczenia bez prowadzenia rejestru, policzy je kalkulator kilometrówki, a diety i ryczałty za czas podróży — kalkulator delegacji krajowej.

Zeszyt, arkusz czy rejestr — co się sprawdza przy elektryku

Najczęstsze pytania

Czy mogę rozliczyć elektryka stawką 1,15 zł za kilometr?

Tak. Rozporządzenie nie ustala dla aut elektrycznych żadnej stawki, więc kwotę przyjmuje pracodawca — a 1,15 zł jest kwotą znaną z przepisu i łatwą do obrony. Warunek: stawka ma wynikać z dokumentu obowiązującego w firmie (zarządzenie, regulamin, umowa z pracownikiem), a nie z decyzji podejmowanej przy konkretnym rozliczeniu.

Czy od zwrotu za kilometry elektrykiem trzeba pobrać zaliczkę na PIT?

Nie. Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT obejmuje należności za czas podróży służbowej do wysokości z odrębnych przepisów, a dla aut elektrycznych takiej wysokości nie wyznaczono. Organy podatkowe traktują wtedy cały zwrot jako zwolniony i nie wymagają poboru zaliczki.

Co z hybrydą — ona ma przecież pojemność skokową?

Hybryda z silnikiem spalinowym ma wypełnioną pozycję P.1 w dowodzie, więc można zastosować stawkę według pojemności. W praktyce część firm traktuje hybrydy tak jak elektryki i ustala stawkę własną, bo realny koszt przejazdu jest niższy. Wybrane rozwiązanie trzeba zapisać — projekt nowych przepisów przewiduje dla hybryd osobne kwoty (0,83 zł i 1,10 zł według mocy).

Jak udokumentować ładowanie auta służbowego w domu pracownika?

Odczytem licznika ładowarki (albo historią ładowań z aplikacji) oraz stawką za kilowatogodzinę z faktury pracownika za energię. Zwracana kwota to iloczyn tych dwóch wartości. Zestawienie ładowań i kopia faktury za prąd zostają przy rozliczeniu wyjazdu jako dowód wydatku.

Czy pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu, skoro to auto elektryczne?

Tak. Obowiązek wynika z art. 23 ust. 5 i 7 ustawy o PIT i dotyczy używania pojazdu prywatnego do celów służbowych niezależnie od rodzaju napędu. Ewidencja musi zawierać dane pracownika i pojazdu, kolejne wpisy z datą, trasą i celem, liczbę kilometrów, stawkę i kwotę oraz podpis pracodawcy. Przy elektryku w miejscu pojemności wpisuje się rodzaj napędu.

Co zrobić, gdy pracownik nie pamięta kilometrów ani danych auta?

Nie przepisywać ich z pamięci. Wyślij mu z karty wyjazdu osobisty link — wpisze odcinki trasy, kilometry i dane pojazdu na telefonie, bez zakładania konta. Zgłoszenie trafia do Ciebie i dopiero po przyjęciu staje się pozycją ewidencji i rachunku.

Stan prawny: październik 2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Stawkę za kilometr dla pojazdu elektrycznego ustala pracodawca w przepisach wewnętrznych; w sprawach o dużej wartości rozważ wystąpienie o interpretację indywidualną.