Najczęściej zadawane pytania
Ile wynosi stawka kilometrówki w 2026 roku?
Stawki obowiązują od 17 stycznia 2023 r. i nie zmieniły się w 2026 roku: samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm³ — 0,89 zł za kilometr, powyżej 900 cm³ — 1,15 zł, motocykl — 0,69 zł, motorower — 0,42 zł. Wynikają z § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. (Dz.U. 2023 poz. 5). Są to kwoty maksymalne — pracodawca może ustalić w umowie stawkę niższą, ale wyższa nie będzie jego kosztem podatkowym.
Jak obliczyć kilometrówkę za miesiąc?
Przy zwrocie za faktyczny przebieg: liczba przejechanych kilometrów × stawka za 1 km. Przykład: 640 km samochodem powyżej 900 cm³ to 640 × 1,15 zł = 736,00 zł. Przy ryczałcie za jazdy lokalne mnożysz limit kilometrów z umowy przez stawkę, a następnie odejmujesz 1/22 kwoty za każdy roboczy dzień, w którym pracownik nie używał pojazdu. Kalkulator pokazuje całe wyliczenie krok po kroku.
Czym różni się ryczałt od zwrotu za faktycznie przejechane kilometry?
Ryczałt to stała miesięczna kwota za jazdy lokalne — limit kilometrów razy stawka. Nie wymaga ewidencji, wystarczy pisemne oświadczenie pracownika o używaniu pojazdu w danym miesiącu (§ 4 ust. 1 rozporządzenia). Zwrot za faktyczny przebieg liczy się od rzeczywiście przejechanych kilometrów i wymaga ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzanej przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca (art. 23 ust. 5 PIT). Sposób rozliczenia wybiera się w umowie o używanie pojazdu do celów służbowych.
Ile kilometrów obejmuje miesięczny ryczałt za jazdy lokalne?
Limit zależy od liczby mieszkańców gminy lub miasta, w którym pracownik jest zatrudniony (§ 3 ust. 2 rozporządzenia): 300 km do 100 tys. mieszkańców, 500 km powyżej 100 tys. do 500 tys., 700 km powyżej 500 tys. Odrębne limity mają pojazdy służby leśnej (1 500 km) oraz służby ratownicze i pracownicy socjalni pracujący w terenie (3 000 km). To wartości maksymalne — umowa może przewidywać mniejszy limit.
O ile zmniejsza się ryczałt za dni nieobecności pracownika?
Kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 2 rozporządzenia). Przykład: ryczałt 575,00 zł i 5 takich dni to potrącenie 130,68 zł — do wypłaty zostaje 444,32 zł.
Czy zwrot kosztów używania prywatnego samochodu jest opodatkowany?
Zwrot za przejazd prywatnym pojazdem w podróży służbowej jest wolny od podatku do wysokości kilometrówki (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT) i nie wchodzi do podstawy wymiaru składek ZUS. Natomiast ryczałt i zwrot za jazdy lokalne to przychód pracownika ze stosunku pracy — podlega podatkowi i składkom. Zwolnienie przysługuje tylko wtedy, gdy obowiązek używania pojazdu wynika wprost z odrębnych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b PIT), co dotyczy m.in. listonoszy, pracowników socjalnych i służby leśnej.
Ile z wypłaconego zwrotu jest kosztem pracodawcy?
Kosztem uzyskania przychodu jest zwrot do wysokości ryczałtu albo iloczynu kilometrów i stawki ustawowej (art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT). Jeśli pracodawca wypłaci więcej — na przykład stosując stawkę wyższą niż 1,15 zł za kilometr — nadwyżka nie pomniejsza podstawy opodatkowania. Kalkulator ostrzega o takiej nadwyżce i pokazuje jej kwotę.
Czy przedsiębiorca rozliczy kilometrówkę za własne auto?
Nie. Kilometrówka PIT dla prywatnych samochodów przedsiębiorcy została zniesiona 1 stycznia 2019 r. — zamiast niej obowiązuje limit 20% wydatków eksploatacyjnych bez prowadzenia ewidencji (75% przy najmie krótkoterminowym i użyczeniu). Ten kalkulator dotyczy zwrotu, który pracodawca wypłaca pracownikowi za używanie jego prywatnego pojazdu. Osobną sprawą jest kilometrówka VAT z art. 86a ustawy o VAT — ewidencja przebiegu potrzebna do pełnego odliczenia podatku od samochodu firmowego, którą poprowadzisz w narzędziu Ewidencja przebiegu pojazdu.