Najczęściej zadawane pytania
Czy umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych jest obowiązkowa?
Tak. § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. stanowi, że zwrot kosztów używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Bez niej wypłata ryczałtu lub kilometrówki nie ma podstawy, a organy podatkowe mogą zakwestionować ujęcie wydatku w kosztach pracodawcy.
Co musi znaleźć się w umowie?
Oznaczenie stron, dane pojazdu (marka, numer rejestracyjny, pojemność skokowa silnika — od niej zależy stawka), zakres używania (jazdy lokalne czy podróże służbowe), sposób rozliczenia (ryczałt albo zwrot za faktyczny przebieg), stawkę za 1 kilometr, miesięczny limit kilometrów, sposób dokumentowania (oświadczenie pracownika albo ewidencja przebiegu pojazdu), termin wypłaty oraz zasady rozwiązania umowy.
Ryczałt czy kilometrówka — jak wybrać?
Ryczałt sprawdza się przy regularnych jazdach po mieście: stała kwota miesięczna (limit kilometrów × stawka), bez ewidencji — wystarczy pisemne oświadczenie pracownika o używaniu pojazdu w danym miesiącu (§ 4 ust. 1). Kilometrówka pasuje do nieregularnych wyjazdów zamiejscowych: płacisz za faktycznie przejechane kilometry, ale konieczna jest ewidencja przebiegu pojazdu potwierdzana przez pracodawcę na koniec miesiąca (art. 23 ust. 5 PIT). Umowa może przewidywać oba rozwiązania równolegle.
Jaką stawkę za kilometr wpisać do umowy w 2026 roku?
Stawki maksymalne, niezmienione od 17 stycznia 2023 r.: 0,89 zł dla samochodu osobowego do 900 cm³, 1,15 zł powyżej 900 cm³, 0,69 zł dla motocykla i 0,42 zł dla motoroweru. Można ustalić stawkę niższą. Kwota ponad stawkę ustawową nie jest kosztem uzyskania przychodu pracodawcy (art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT).
Jaki limit kilometrów przyjąć przy ryczałcie?
Limit zależy od liczby mieszkańców gminy lub miasta, w którym pracownik jest zatrudniony (§ 3 ust. 2 rozporządzenia): 300 km do 100 tys. mieszkańców, 500 km powyżej 100 tys. do 500 tys., 700 km powyżej 500 tys. Odrębne limity mają pojazdy służby leśnej (1 500 km) oraz służby ratownicze i pracownicy socjalni w terenie (3 000 km). Umowa może przewidywać limit niższy.
Kiedy ryczałt się nie należy lub jest zmniejszany?
Kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 2). Kwotę po potrąceniach policzysz w Kalkulatorze kilometrówki.
Czy zwrot z takiej umowy jest opodatkowany i oskładkowany?
Ryczałt i zwrot za jazdy lokalne to przychód pracownika ze stosunku pracy — pracodawca pobiera zaliczkę na podatek i nalicza składki. Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT obejmuje tylko przypadki, gdy obowiązek używania pojazdu wynika wprost z odrębnych ustaw (m.in. listonosze, pracownicy socjalni, służba leśna). Zwrot za przejazd w podróży służbowej jest natomiast wolny od podatku do wysokości kilometrówki (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a PIT) i nie wchodzi do podstawy składek.
Czy pracownik może używać pojazdu, którego nie jest właścicielem?
Tak — przepis mówi o pojeździe niebędącym własnością pracodawcy, więc auto może należeć do współmałżonka, rodzica czy innej osoby, o ile pracownik używa go za jej zgodą. Generator ma osobny wariant dla współwłasności i dla pojazdu innej osoby; w umowie pojawia się wtedy odpowiednie oświadczenie pracownika.