Jest 2 stycznia 2027 r. Księgowa robi pierwszą paczkę przelewów w nowym roku i w tytule każdego z nich musi wpisać numer nadany fakturze przez Krajowy System e-Faktur — ciąg kilkudziesięciu znaków, którego nie ma ani na wydruku z hurtowni, ani w mailu od dostawcy. Tego samego dnia kierownik budowy kupuje w markecie wiertła za 180 zł, prosi o fakturę i słyszy: „paragon z NIP już nie wystarczy, musimy wystawić e-fakturę".
Obie sytuacje wynikają z przepisów, które są już uchwalone, ale do końca 2026 r. pozostają uśpione. 1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy KSeF: numer e-faktury staje się obowiązkowym elementem tytułu przelewu, paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną, a odroczenie dla najmniejszych firm (sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie) wygasa. Poniżej: co dokładnie się zmienia, co trzeba ustawić w systemach i procedurach oraz czego nie trzeba robić wcale.
Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę ustrukturyzowaną innemu czynnemu podatnikowi VAT, podaje w tytule płatności numer KSeF tej faktury, a przy kilku fakturach jednego sprzedawcy — identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT). Ten sam obowiązek dotyczy przelewów w mechanizmie podzielonej płatności (art. 108a ust. 3 pkt 3). Równolegle paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uproszczoną — sprzedaż na rzecz firmy wymaga e-faktury w KSeF (w schemacie FA(3) rodzaj UPR). Wygasa też odroczenie dla sprzedaży do 10 000 zł miesięcznie. Kary pieniężne z art. 106ni mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r., choć Ministerstwo Finansów zapowiedziało wydłużenie okresu bez kar — to na razie zapowiedź, nie obowiązujące prawo.
- Cztery pojęcia, które trzeba rozróżniać
- Harmonogram: co i kiedy wchodzi
- Numer KSeF w tytule przelewu
- Koniec paragonu z NIP jako faktury uproszczonej
- Limit 10 000 zł wygasa
- Co grozi za zaniedbanie
- Cztery problemy, które zobaczysz u siebie
- Jak się przygotować — plan na ostatni kwartał
- Jak pomagamy w smartapki
- Ściąga: przepisy i daty
- Pytania i odpowiedzi
Cztery pojęcia, które trzeba rozróżniać
Rozmowy o KSeF rozjeżdżają się zwykle dlatego, że każdy mówi o czymś innym. Zanim przejdziemy do zmian, cztery pojęcia, które w 2027 r. będą używane codziennie.
Harmonogram: co i kiedy wchodzi
Numer KSeF w tytule przelewu
To zmiana, która nie dotyczy działu sprzedaży, tylko osoby robiącej przelewy — czyli w małej firmie zwykle właściciela albo księgowej z biura rachunkowego. Mechanizm jest prosty: płacisz za e-fakturę, więc podajesz jej numer z KSeF w tytule. Dzięki temu urząd potrafi połączyć przepływ pieniędzy z konkretnym dokumentem bez pytania kogokolwiek o wyjaśnienia.
Kogo obowiązek dotyczy
- Czynnych podatników VAT, którzy płacą za faktury ustrukturyzowane (także wystawione w trybie offline) na rzecz innych czynnych podatników VAT.
- Podmiotów trzecich regulujących płatność w imieniu nabywcy — jeśli za fakturę płaci ktoś inny niż nabywca, numer i tak musi znaleźć się w tytule.
Nie dotyczy natomiast płatności na rzecz podmiotu, który nie jest czynnym podatnikiem VAT, ani zapłaty za dokument, który nie jest fakturą ustrukturyzowaną.
Co dokładnie wpisać
Przy płatności zbiorczej — jeden przelew za kilka faktur tego samego sprzedawcy — w tytule podaje się identyfikator zbiorczy wygenerowany wcześniej w KSeF dla danego pakietu dokumentów. Nie wpisuje się kilkunastu numerów obok siebie i nie dzieli przelewu na kilka mniejszych tylko po to, żeby numery się zmieściły.
Które formy płatności obejmuje
| Forma zapłaty | Numer KSeF w tytule | Uwagi |
|---|---|---|
| Przelew bankowy (zwykły, natychmiastowy) | wymagany | Podstawowy przypadek — dotyczy także przelewów zlecanych przez biuro rachunkowe. |
| Mechanizm podzielonej płatności (split payment) | wymagany | Komunikat przelewu uzupełnia się o numer KSeF (art. 108a ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT). |
| Inne instrumenty pozwalające wpisać tytuł | wymagany | Jeśli technicznie da się podać tytuł transferu, obowiązek obowiązuje. |
| Karta płatnicza | nie dotyczy | Płatność kartą nie daje możliwości wpisania własnego tytułu. |
| Gotówka | nie dotyczy | Zapłatę dokumentuje dowód KW w raporcie kasowym — numer faktury wpisuje się w jego treści. Szerzej: faktura z KSeF zapłacona gotówką. |
| Niektórzy operatorzy płatności internetowych | zależnie od narzędzia | Gdy operator nie pozwala podać tytułu, obowiązek nie powstaje. Warto to sprawdzić u swojego dostawcy przed końcem roku. |
Koniec paragonu z NIP jako faktury uproszczonej
Druga zmiana uderza w sklepy, hurtownie, stacje paliw, serwisy i wszystkie punkty, w których klient firmowy kupuje „przy ladzie". Do końca 2026 r. paragon z NIP do 450 zł jest fakturą uproszczoną: wystarcza nabywcy do odliczenia VAT i do ujęcia w kosztach. Od 1 stycznia 2027 r. przestaje nią być. Sprzedaż na rzecz firmy wymaga wtedy faktury wystawionej w KSeF — także wtedy, gdy chodzi o 60 zł za żarówki.
Co się zmienia przy kasie
- NIP wchodzi przed zakończeniem transakcjiNumer NIP nabywcy musi znaleźć się na paragonie przed jego wydrukiem. Fakturę do paragonu wolno wystawić tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP — to zasada, która obowiązuje już dziś i w 2027 r. zyskuje na znaczeniu.
- Kasa rejestruje sprzedaż, program wystawia e-fakturęUrządzenie fiskalne wraca do swojej podstawowej roli: ewidencjonuje sprzedaż i drukuje paragon (albo wydaje e-paragon). Fakturę do tej transakcji wystawia program sprzedażowy połączony z KSeF.
- Dla kwot do 450 zł — rodzaj UPRPrzepis o fakturze uproszczonej nie znika, zmienia się nośnik. W KSeF wystawia się e-fakturę oznaczoną jako UPR, w której w danych nabywcy podaje się wyłącznie NIP. Nie trzeba pytać klienta o nazwę i adres.
- Paragon identyfikuje się w treści fakturyNa e-fakturze sprzedawca wskazuje dane identyfikujące paragon (numer paragonu i numer unikatowy kasy). Papierowy paragon zostaje w ewidencji sprzedawcy — nie trzeba go odbierać od klienta i podpinać do dokumentacji.
- W ewidencji VAT faktura dostaje oznaczenie FPPodatek należny jest już rozliczony w raporcie okresowym kasy. Faktura do paragonu wykazywana z oznaczeniem FP w ewidencji JPK_V7 służy wyłącznie identyfikacji nabywcy i nie powiększa po raz drugi sprzedaży.
Co z tym zrobić w punkcie sprzedaży
- Procedura kasjera — pytanie o NIP przed zamknięciem paragonu, nie po. Po wydrukowaniu paragonu bez NIP faktury już nie będzie.
- Tryb offline — program sprzedażowy powinien wystawiać fakturę lokalnie z kodem QR, gdy łącze nie działa, i wysyłać ją do KSeF niezwłocznie po odzyskaniu połączenia. Przy ladzie nie ma czasu na czekanie na odpowiedź systemu.
- Sprzedaż konsumencka bez zmian — klient prywatny dostaje paragon (albo e-paragon za swoją zgodą) i nie musi mieć nic wspólnego z KSeF.
Limit 10 000 zł wygasa
Najmniejsze firmy mogły w 2026 r. zostać przy dotychczasowym fakturowaniu: jeśli wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami objętymi KSeF nie przekraczała w miesiącu 10 000 zł brutto, faktury mogły powstawać poza systemem. To odroczenie kończy się 31 grudnia 2026 r. — od stycznia obowiązek obejmuje wszystkich.
Dwie rzeczy, o których warto pamiętać jeszcze w 2026 r.:
- Przekroczenie jest nieodwracalne. Obowiązek powstaje od tej faktury, która przebiła próg, i trwa do końca okresu przejściowego — nawet jeśli w kolejnych miesiącach sprzedaż znów spadnie poniżej 10 000 zł.
- Odroczenie dotyczy tylko wystawiania. Odbierać e-faktury z KSeF trzeba było od początku — jeśli kontrahent wystawia w systemie, dokument czeka tam niezależnie od tego, czy ktoś po niego sięgnie.
Do limitu nie wliczano sprzedaży konsumenckiej, sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej ani paragonów z NIP do 450 zł. Dla wielu mikrofirm oznaczało to, że limitu w praktyce nie przekraczały — i że pierwszą e-fakturę wystawią dopiero w 2027 r. Warto to zrobić na próbę wcześniej, a nie 2 stycznia przy pierwszym kliencie.
Co grozi za zaniedbanie
Cztery problemy, które zobaczysz u siebie
Jak się przygotować — plan na ostatni kwartał
- Sprawdź, czy w systemie, w którym odbierasz faktury, widzisz numer KSeF i możesz go skopiować bez przepisywania.
- Ustal jeden wzór tytułu przelewu i zapisz go w procedurze — żeby każda osoba w firmie robiła to tak samo.
- Zapytaj dostawcę programu sprzedażowego wprost: czy wystawia faktury rodzaju UPR do KSeF i czy obsługuje tryb offline.
- Przećwicz przy kasie pytanie o NIP przed zamknięciem transakcji — to zmiana nawyku, nie ustawienie w systemie.
- Jeśli korzystasz z odroczenia do 10 000 zł — wystaw pierwszą e-fakturę jeszcze w 2026 r., na spokojnie.
- Umów rozmowę z biurem rachunkowym: kto pobiera faktury, kto opisuje przelewy, kto pilnuje terminów.
Jak pomagamy w smartapki
Nasze narzędzie KSeF — faktury i płatności zajmuje się tą stroną obowiązku, która zostaje po stronie nabywcy: odbiorem faktur kosztowych i udokumentowaniem zapłaty.
- Numer KSeF do przelewu jednym kliknięciem. W zestawieniu faktur, w kolumnie „Nr KSeF", obok skróconego numeru jest przycisk „kopiuj" — pełny numer trafia do schowka i wklejasz go w tytuł przelewu. Tak samo kopiujesz numer rachunku sprzedawcy.
- Jedno okno na całą płatność. Zaznaczasz, czy płaciła firma, czy pracownik ze środków prywatnych, wybierasz sposób zapłaty i kwotę. Stan faktury widać słowami: nieopłacona, częściowo opłacona, opłacona, do zwrotu.
- Gotówka trafia do kasy bez przepisywania. Przy zapłacie gotówką wskazujesz raport kasowy na dany miesiąc, a dowód KW „Opłacenie faktury" powstaje sam, z kolejnym numerem w tej kasie — w narzędziu Raport kasowy. Dokumenty powiązane między narzędziami są chronione przed przypadkowym usunięciem.
- Faktury spoza KSeF też mają swoje miejsce. Dokument z pliku albo zdjęcia dodajesz do tej samej listy, a dane odczytują się z pliku.
Ściąga: przepisy i daty
| Zagadnienie | Od kiedy | Podstawa |
|---|---|---|
| Numer KSeF w tytule przelewu | płatności dokonywane od 1 stycznia 2027 r. | art. 108g ustawy o VAT |
| Numer KSeF w komunikacie podzielonej płatności | płatności dokonywane od 1 stycznia 2027 r. | art. 108a ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT |
| Faktura uproszczona (do 450 zł lub 100 euro) | obowiązuje; od 1 stycznia 2027 r. wyłącznie w KSeF | art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT |
| Paragon z NIP poza KSeF | do 31 grudnia 2026 r. | art. 145n ustawy o VAT |
| Faktura do paragonu tylko z NIP-em na paragonie | obowiązuje | art. 106b ust. 5 ustawy o VAT |
| Dodatkowe zobowiązanie 100% VAT za fakturę do paragonu bez NIP | obowiązuje | art. 106b ust. 6 ustawy o VAT |
| Kary pieniężne za naruszenia obowiązków KSeF | stosowane od 1 stycznia 2027 r. (zapowiedziane wydłużenie okresu bez kar nie jest jeszcze prawem) | art. 106ni ustawy o VAT |
| Limit płatności gotówkowych między firmami | obowiązuje | art. 19 Prawa przedsiębiorców, art. 22p ustawy o PIT, art. 15d ustawy o CIT |
Pytania i odpowiedzi
Czy numer KSeF trzeba podawać już teraz?
Nie. Do 31 grudnia 2026 r. jest to dobrowolne. Obowiązek dotyczy płatności dokonywanych od 1 stycznia 2027 r. (art. 108g ustawy o VAT). Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, żeby wpisywać numer wcześniej — to najtańszy sposób na wyrobienie nawyku przed terminem.
Co z przelewem za fakturę wystawioną jeszcze w 2026 r., ale płaconą w styczniu 2027?
Decyduje moment zapłaty, a nie data wystawienia. Jeśli płatność jest dokonywana po 1 stycznia 2027 r. za fakturę ustrukturyzowaną, numer KSeF powinien znaleźć się w tytule.
Jak zapłacić za kilkanaście faktur jednym przelewem?
W tytule podaje się identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF dla pakietu faktur tego sprzedawcy. To rozwiązanie przewidziane wprost dla płatności zbiorczych — nie trzeba dzielić przelewu ani wymieniać wszystkich numerów.
Czy konsument też musi korzystać z KSeF?
Nie. Sprzedaż na rzecz osób prywatnych jest wyłączona z obowiązkowego fakturowania w KSeF i pozostaje poza systemem także po 2027 r. Konsument dostaje paragon — od 2027 r. również w postaci e-paragonu, o ile wyrazi na to zgodę. Jeśli poprosi o fakturę, sprzedawca może ją wystawić na dotychczasowych zasadach, poza KSeF.
Czy paragon z NIP do 450 zł nadal pozwoli odliczyć VAT?
Do końca 2026 r. tak — jest fakturą uproszczoną. Od 1 stycznia 2027 r. sam paragon z NIP już nie wystarczy: podstawą odliczenia będzie e-faktura (w tym uproszczona, rodzaju UPR) wystawiona w KSeF.
Co zrobić, gdy w momencie sprzedaży nie ma połączenia z KSeF?
Przepisy przewidują tryb offline: faktura powstaje lokalnie, klient dostaje wizualizację z kodem umożliwiającym weryfikację, a dokument trafia do systemu po odzyskaniu łączności. Warunek jest jeden — program sprzedażowy musi ten tryb obsługiwać i wysyłać dokumenty automatycznie, bez przypominania.
Czy numer KSeF trzeba podać, płacąc kartą firmową?
Nie. Obowiązek dotyczy form płatności, w których da się wpisać tytuł transferu. Karta i gotówka są z niego wyłączone — przy gotówce zapłatę dokumentuje dowód KW w raporcie kasowym.
Odbieraj faktury i opisuj płatności w jednym miejscu
Numer KSeF do przelewu jednym kliknięciem, stan każdej faktury słowami, a zapłata gotówką od razu jako dowód KW w raporcie kasowym.
Stan prawny: październik 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W sprawach dotyczących konkretnych rozliczeń warto potwierdzić szczegóły z księgowym lub doradcą podatkowym. Powiązane artykuły: KSeF po ponad 100 dniach, faktura z KSeF zapłacona gotówką, kasa gotówkowa i raport kasowy.