Najczęściej zadawane pytania
Po co firmie rejestr delegacji?
Najczęstszy problem z wyjazdami służbowymi nie dotyczy liczenia diet, tylko obiegu informacji: pracownik wrócił, rozliczenie leży „do zrobienia", a nikt nie pamięta, czy hotel płaciła firma, czy pracownik z własnej kieszeni. Rejestr prowadzi każdy wyjazd od hasłowej nazwy i planowanej daty do rachunku kosztów podróży: trzyma dokumenty i zdjęcia faktur przy właściwym wyjeździe, pilnuje terminu 14 dni od zakończenia podróży (§ 5 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r.) i pokazuje, komu i ile zostało do wypłaty. Pojedynczy druk bez zapisywania danych znajdziesz w generatorach polecenia wyjazdu i rozliczenia delegacji.
W jakim terminie pracownik rozlicza delegację?
Pracownik składa rozliczenie kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia, dołączając dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki — rachunki, faktury, bilety (§ 5 ust. 1 rozporządzenia). Wymóg dokumentów nie dotyczy diet ani wydatków objętych ryczałtami (nocleg bez rachunku, dojazdy miejscowe), bo te liczy się kwotowo. Rejestr wylicza tę datę dla każdego wyjazdu, pokazuje ją na karcie i wyróżnia wyjazdy po terminie na pulpicie. Termin można też dodać do Mojego kalendarza jednym kliknięciem.
Czy mogę wystawić dokument z datą wcześniejszą?
Tak — data dokumentu jest w rejestrze polem edytowalnym, także wstecz, bo w praktyce rozliczenia bywają wystawiane po terminie albo odtwarzane z dokumentów źródłowych. Każda zmiana daty rozliczenia zostaje jednak zapisana w historii karty wyjazdu (kto i kiedy ją zmienił). Dzięki temu dokumentacja pozostaje wiarygodna — rejestr nie udaje, że dokument powstał w innym dniu, niż powstał.
Jak rejestr liczy dietę, noclegi i kilometrówkę?
Tym samym silnikiem, z którego korzystają kalkulatory i generatory rodziny „Delegacje", według stawek z rozporządzenia: dieta za dobę, przy podróży krótszej niż doba — do 8 godzin brak, 8–12 godzin połowa, powyżej 12 godzin całość (§ 7 ust. 1 i 2); zmniejszenie za zapewnione posiłki — śniadanie 25%, obiad 50%, kolacja 25% (§ 7 ust. 4); nocleg według rachunku do 20-krotności diety albo ryczałt 150% diety (§ 8); dojazdy miejscowe 20% diety za rozpoczętą dobę (§ 9); przejazd prywatnym pojazdem według stawki za kilometr, za zgodą pracodawcy (§ 3 ust. 4). Kwoty w granicach limitów są wolne od podatku (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT) i nie wchodzą do podstawy składek ZUS.
Jak rozliczyć zaliczkę i wypłatę salda?
Zaliczkę na niezbędne koszty podróży pracodawca wypłaca na wniosek pracownika (§ 11 rozporządzenia) — w rejestrze zapisujesz jej kwotę i datę, a rachunek kosztów automatycznie pokazuje saldo: do wypłaty pracownikowi albo do zwrotu przez pracownika. Wypłatę gotówką udokumentujesz dowodem KW w Raporcie kasowym, a zwrot niewykorzystanej zaliczki dowodem KP. Nierozliczoną zaliczkę pracodawca może potrącić z wynagrodzenia bez zgody pracownika (art. 87 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy).
Czy księgowa albo kadrowa może pracować w rejestrze razem ze mną?
Tak. Dostęp nadajesz w karcie podmiotu, osobno dla każdego narzędzia smartapki — można więc dopuścić księgową wyłącznie do rejestru delegacji i raportu kasowego, bez dostępu do pozostałych danych firmy. Role: podgląd (czyta), edycja (zakłada i poprawia wyjazdy), administrator (dodatkowo zarządza zespołem i podmiotem). Dane podmiotów są wspólne dla narzędzi smartapki, więc nie trzeba ich wpisywać po raz drugi.
Kto widzi zdjęcia faktur wgrane do wyjazdu?
Wyłącznie osoby mające dostęp do tego wyjazdu. Załączniki rejestru nie są plikami publicznymi — leżą poza katalogiem serwowanym statycznie i wychodzą tylko przez adres sprawdzający zalogowanie i uprawnienia do podmiotu. To ważne, bo faktura za hotel zawiera dane finansowe, a bilet często także dane osobowe pracownika.
Jakie zestawienia przygotuje rejestr dla księgowości?
Dwa: zestawienie roczne pracownik × miesiąc z sumami należności i zaliczek oraz pełną listę wyjazdów z terminami, kwotami składników, zaliczką, saldem i datą wypłaty. Oba pobierzesz jako plik Excela, w którym daty są datami, a kwoty liczbami z gotowymi sumami — można od razu sortować i budować tabele przestawne. Listę wyjazdów wydrukujesz też bezpośrednio z widoku rejestru.