Kierownik budowy kupuje w hurtowni materiały za 1 230,00 zł i płaci gotówką z kasy firmowej. Hurtownia wystawia fakturę w KSeF, więc po kilku minutach dokument jest już w systemie — z numerem, NIP-em i kwotą. Gotówka natomiast wyszła z kasy bez żadnego śladu w ewidencji, a w programie księgowym faktura wisi jako nieopłacona.
Od 2026 r. faktury między firmami powstają w Krajowym Systemie e-Faktur, ale płatności KSeF nie rejestruje. To, czy faktura została zapłacona przelewem, kartą czy z kasy, trzeba udokumentować po swojej stronie. Poniżej wyjaśniamy, jak zrobić to poprawnie przy gotówce, kiedy gotówką płacić nie wolno i jakie są skutki podatkowe, jeśli zasada zostanie złamana.
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i odbierana w KSeF (art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT), ale zapłatę gotówką dokumentuje się w kasie — dowodem KW w raporcie kasowym z numerem faktury w opisie. Gotówką między firmami można zapłacić, dopóki jednorazowa wartość transakcji nie przekracza 15 000 zł, bez względu na liczbę płatności (art. 19 Prawa przedsiębiorców). Powyżej limitu część zapłacona gotówką nie jest kosztem podatkowym (art. 22p ustawy o PIT, art. 15d ustawy o CIT). Faktury powyżej 15 000 zł za towary z załącznika nr 15 wymagają przelewu w mechanizmie podzielonej płatności (art. 108a ust. 1a ustawy o VAT).
KSeF, wizualizacja i dowód KW — trzy różne rzeczy
Kiedy można zapłacić gotówką
| Sytuacja | Gotówka dozwolona? | Skutek i podstawa |
|---|---|---|
| Zakup od firmy, transakcja do 15 000 zł | tak | Wydatek może być kosztem na zwykłych zasadach. Zapłata udokumentowana dowodem KW. |
| Zakup od firmy, transakcja powyżej 15 000 zł | nie — przez rachunek płatniczy | Część zapłacona gotówką nie jest kosztem podatkowym (art. 19 Prawa przedsiębiorców, art. 22p ustawy o PIT, art. 15d ustawy o CIT). |
| Faktura powyżej 15 000 zł brutto za towary z załącznika nr 15 (np. smartfony, dyski, stal) | nie — przelew w podzielonej płatności | Obowiązek mechanizmu podzielonej płatności (art. 108a ust. 1a ustawy o VAT); wydatek zapłacony z jego pominięciem nie jest kosztem (art. 22p ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT). |
| Sprzedaż osobie prywatnej (konsumentowi) | tak — limit z art. 19 nie dotyczy | Limit dotyczy transakcji, której stroną jest inny przedsiębiorca. Wpłatę dokumentuje dowód KP. |
| Drobny zakup z paragonem z NIP do 450 zł | tak | Paragon z NIP nabywcy do 450 zł jest fakturą uproszczoną (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT); w okresie przejściowym do 31 grudnia 2026 r. może być wystawiany poza KSeF (art. 145n ustawy o VAT). |
Limit liczy się od jednorazowej wartości transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności; transakcje w walutach obcych przelicza się po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem transakcji (art. 19 pkt 2 Prawa przedsiębiorców). W praktyce organów podatkowych porównuje się z limitem kwotę brutto.
Zapłata gotówką krok po kroku (po stronie kupującego)
- Sprawdź, czy gotówka jest w ogóle dopuszczalnaUstal wartość całej transakcji, nie tylko dzisiejszej płatności. Jeśli zamówienie przekracza 15 000 zł albo faktura ma adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, płać przelewem.
- Zapłać i weź potwierdzenie od sprzedawcyNajlepiej dowód KP sprzedawcy albo adnotację o zapłacie gotówką na wręczonej wizualizacji faktury. Zanotuj numer faktury — po nim połączysz płatność z dokumentem z KSeF.
- Wystaw dowód KW z datą zapłatyOdbiorca: sprzedawca. Opis: „Opłacenie faktury FV …”. Kwota: tyle, ile faktycznie wypłacono — przy zapłacie częściowej także tylko ta część.
- Wpisz KW do raportu kasowegoOperacja zmniejsza stan kasy w dniu zapłaty. Raport kasowy z dowodami KW i KP to podstawa ujęcia gotówki w księgach.
- Oznacz fakturę z KSeF jako opłaconąGdy faktura pojawi się na liście faktur zakupowych, zaznacz wpłatę gotówką z tą samą datą i kwotą oraz wskaż dowód KW. Faktura przestaje figurować jako do zapłaty, a księgowość widzi komplet: fakturę, dowód zapłaty i raport.
Podstawa prawna: art. 106gb ust. 1 i ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT (wystawianie i odbiór faktury w KSeF, oznaczenie kodem poza systemem); art. 20 ust. 1 i art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dowód księgowy i jego elementy).
Trzy przykłady na datach
1. Zakup w hurtowni — wszystko w porządku
Transakcja nie przekracza 15 000 zł, więc limit nie ma zastosowania. Wydatek jest kosztem na zwykłych zasadach, a zapłata ma dowód w kasie.
2. Dostawa za 19 680 zł zapłacona „na raty” — przelew i gotówka
Spółka zamawia regały magazynowe za 16 000,00 zł netto, czyli 19 680,00 zł brutto. Faktura z 28 lipca 2026 r. (wtorek) zostaje ujęta w kosztach lipca. Płatność:
Każda z płatności jest mniejsza niż 15 000 zł, ale transakcja ma wartość 19 680 zł — a limit liczy się bez względu na liczbę płatności. Część zapłacona gotówką, czyli 9 680 zł, nie jest kosztem podatkowym. Ponieważ faktura została już zaliczona do kosztów lipca, spółka zmniejsza koszty w sierpniu, czyli w miesiącu zapłaty gotówką (art. 22p ust. 2 ustawy o PIT; analogicznie art. 15d ust. 2 ustawy o CIT). Gdyby całość zapłacono przelewem, problemu by nie było.
3. Smartfony za 17 220 zł — podzielona płatność
Firma kupuje smartfony dla handlowców: 14 000,00 zł netto, 17 220,00 zł brutto. Telefony komórkowe, w tym smartfony, są w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, a kwota faktury przekracza 15 000 zł — sprzedawca umieszcza na fakturze adnotację „mechanizm podzielonej płatności”. Taką fakturę trzeba opłacić przelewem w mechanizmie podzielonej płatności. Zapłata gotówką narusza jednocześnie obowiązek z art. 108a ust. 1a ustawy o VAT i limit z art. 19 Prawa przedsiębiorców, a wydatek nie będzie kosztem podatkowym (art. 22p ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy o PIT).
Kto zapłacił — firma, pracownik, zaliczka
Faktura z KSeF jest wystawiona na firmę, ale pieniądze mogą pochodzić z różnych źródeł. Od tego zależy, jaki dokument potwierdza zapłatę:
| Kto i jak zapłacił | Dowód zapłaty | Co dalej |
|---|---|---|
| Firma, gotówką z kasy | KW „Opłacenie faktury …” | Wpis do raportu kasowego, faktura oznaczona jako opłacona. |
| Firma, przelewem lub kartą firmową | Wyciąg bankowy | Kasa nie bierze udziału — faktura oznaczona jako opłacona z rachunku. |
| Pracownik, z własnych pieniędzy | Faktura + rozliczenie wydatków pracownika | Faktura trafia na listę „do zwrotu”. Zwrot przelewem albo z kasy — wtedy KW „Zwrot dla …”. |
| Pracownik, z pobranej wcześniej zaliczki | KW wypłaty zaliczki + rozliczenie zaliczki | Niewykorzystaną część zaliczki pracownik zwraca do kasy na dowód KP. |
Jak rozliczyć zwrot, gdy za firmowy zakup zapłacił pracownik — podatek, ZUS, dokumenty i przykład rozliczenia — wyjaśniamy w artykule Pracownik zapłacił za firmę z własnej kieszeni. Szerzej o fakturach „kto zapłacił” piszemy też w tekście KSeF po ponad 100 dniach — faktura to dopiero początek.
Najczęstsze błędy
Skutek: rozjazd kasy z ewidencją, niedobór przy inwentaryzacji
Skutek: część zapłacona gotówką wypada z kosztów podatkowych
Skutek: naruszenie art. 108a ust. 1a ustawy o VAT, wydatek poza kosztami
Skutek: nadpłata i zamrożona gotówka
Dobra praktyka: od zakupu do rozliczonej faktury
- Przed zapłatą gotówką sprawdzasz wartość całej transakcji, nie tylko dzisiejszej raty.
- Faktura z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” zawsze idzie przelewem.
- Dowód KW wystawiasz w dniu zapłaty — z numerem faktury w opisie.
- Przy zapłacie częściowej KW obejmuje tylko wypłaconą kwotę, a faktura ma status „częściowo opłacona”.
- Faktura z KSeF jest oznaczona jako opłacona gotówką i wskazuje dowód KW — żeby nikt nie zapłacił jej drugi raz.
KSeF i raport kasowy w smartapki — jedno kliknięcie zamiast przepisywania
W smartapki faktury z KSeF i kasa firmy są połączone. Faktury zakupowe pobierasz i odznaczasz w narzędziu KSeF — odznaczanie płatności, a kasę prowadzisz w Raporcie kasowym. Połączenie działa tak:
- Dodaj wpłatę przy fakturzeW oknie „Dodaj wpłatę” wybierasz „Kto zapłacił? — Firma (rachunek / kasa)”, sposób płatności „gotówka”, datę i kwotę — kwota podpowiada się sama jako pozostała do zapłaty.
- Podepnij do raportu kasowegoWybierasz raport kasowy z listy. Narzędzie tworzy w nim pozycję KW „Opłacenie faktury FV …” z kolejnym numerem z serii, kwotą słownie i sprzedawcą jako odbiorcą, a stan kasy przelicza się od razu.
- Widzisz powiązanie po obu stronachPrzy fakturze pojawia się numer raportu i dowodu KW, a faktura przestaje być na liście do zapłaty. Częściowe zapłaty są liczone osobno, więc widać, ile jeszcze zostało.
- Zwroty dla pracowników też przez kasęGdy zapłacił pracownik, faktura trafia na listę „Do zwrotu”. Zwrot gotówką oznaczasz w tym samym oknie, a przy zbiorczym rozliczeniu kilku faktur narzędzie tworzy po jednej pozycji KW „Zwrot dla …” na każdą fakturę.
Dowód KW nie musi być przepisywany ręcznie, numeracja się nie rozjeżdża, a przy inwentaryzacji kasy na koniec roku każda wypłata ma swoje uzasadnienie w fakturze.
Czym się różnimy
| Co potrzebujesz | Zeszyt kasowy lub arkusz | Program finansowo-księgowy | smartapki: KSeF + Raport kasowy |
|---|---|---|---|
| Faktury zakupowe z KSeF w jednym miejscu | nie | zwykle tak | tak |
| KW tworzony z faktury zapłaconej gotówką | przepisywany ręcznie | zależy od programu | tak, z numerem i kwotą słownie |
| Faktura oznaczona jako opłacona z odwołaniem do KW | nie | zależy od programu | tak |
| Zwroty dla pracowników z kasy | osobna lista | zależy od programu | tak, lista „Do zwrotu” i KW |
| Księgowanie na kontach, deklaracje | nie | tak | nie — robi to księgowość |
Ściąga: przepisy
| Kwestia | Zasada | Przepis |
|---|---|---|
| Wystawianie i odbiór faktur | Faktura ustrukturyzowana wystawiana i otrzymywana w KSeF | art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT |
| Faktura użyta poza KSeF | Oznaczenie kodem umożliwiającym dostęp i weryfikację | art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT |
| Awaria KSeF | Faktura przesłana najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności | art. 106nh ust. 2 ustawy o VAT |
| Limit gotówki między firmami | Powyżej 15 000 zł jednorazowej wartości transakcji — przez rachunek płatniczy, bez względu na liczbę płatności | art. 19 Prawa przedsiębiorców |
| Koszty przy złamaniu limitu | Część zapłacona gotówką nie jest kosztem; wcześniej ujęty koszt zmniejsza się w miesiącu zapłaty | art. 22p ust. 1 i 2 ustawy o PIT, art. 15d ustawy o CIT |
| Podzielona płatność | Obowiązkowa przy fakturze powyżej 15 000 zł brutto za towary i usługi z załącznika nr 15 | art. 108a ust. 1a ustawy o VAT |
| Paragon z NIP | Faktura uproszczona do 450 zł; poza KSeF w okresie przejściowym do 31.12.2026 | art. 106e ust. 5 pkt 3, art. 145n ustawy o VAT |
| Dowód wypłaty z kasy | Każda operacja na podstawie dowodu z wymaganymi elementami | art. 20 ust. 1, art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości |
Pytania i odpowiedzi
Czy KSeF pokazuje, że faktura została zapłacona gotówką?
KSeF służy do wystawiania i odbierania faktur, a nie do rejestrowania płatności. Sprzedawca może podać w treści faktury informacje o płatności, ale późniejszych zapłat system nie odnotowuje. Zapłatę — przelewem, kartą czy gotówką — dokumentujesz po swojej stronie: wyciągiem bankowym albo dowodem KW w raporcie kasowym.
Czy limit 15 000 zł dotyczy firmy na ryczałcie?
Tak — obowiązek płatności przez rachunek z art. 19 Prawa przedsiębiorców dotyczy każdego przedsiębiorcy. Skutek w postaci wyłączenia z kosztów nie ma znaczenia przy ryczałcie, bo ryczałtowiec kosztów nie odlicza, ale sam obowiązek pozostaje.
Czy mogę zapłacić gotówką więcej niż 15 000 zł osobie, która nie prowadzi firmy?
Limit z art. 19 dotyczy transakcji, których stroną jest inny przedsiębiorca. Przy zakupie od osoby prywatnej ten przepis nie ma zastosowania, ale zapłatę i tak trzeba udokumentować — umową i pokwitowaniem odbioru gotówki.
Jakim dokumentem potwierdzić, że sprzedawca otrzymał gotówkę?
Najczęściej kopią dowodu KP wystawionego przez sprzedawcę albo pokwitowaniem na wizualizacji faktury. Po stronie kupującego wypłatę z kasy potwierdza dowód KW z numerem faktury.
Firma prowadzi KPiR. Czy potrzebuje dowodów KW?
Przepisy o KPiR nie wymagają prowadzenia kasy, a kosztem jest faktura. Jeśli jednak w firmie jest gotówka, którą obraca więcej niż jedna osoba, dowody KW i raport kasowy pozwalają ustalić, na co poszły pieniądze, i uniknąć podwójnej zapłaty tej samej faktury.
O zasadach prowadzenia kasy — pogotowiu kasowym, dokumentach KP i KW, walutach obcych — piszemy w przewodniku Kasa gotówkowa w firmie i raport kasowy, a krótką instrukcję znajdziesz w poradniku Raport kasowy — jak prowadzić.
Faktura z KSeF i dowód KW w jednym kroku
Oznacz fakturę jako zapłaconą gotówką, a pozycja KW z numerem, kwotą słownie i opisem trafi do raportu kasowego sama.
Stan prawny: wrzesień 2026 r. (Prawo przedsiębiorców — t.j. Dz.U. 2025 poz. 1480; ustawa o PIT — t.j. Dz.U. 2026 poz. 592; ustawa o CIT — t.j. Dz.U. 2026 poz. 554; ustawa o VAT — t.j. Dz.U. 2025 poz. 775 ze zm., w tym Dz.U. 2025 poz. 1203). Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Dane w przykładach są fikcyjne; skutki podatkowe konkretnej transakcji skonsultuj z księgowym.