Najczęściej zadawane pytania
Czym jest raport kasowy i kto musi go prowadzić?
Raport kasowy to zestawienie wszystkich wpłat (KP) i wypłat (KW) gotówki za dany okres, z saldem początkowym i końcowym. Nie każda firma musi prowadzić kasę — obowiązek dokumentowania pojawia się, gdy firma przyjmuje lub wydaje gotówkę. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe (spółki, stowarzyszenia, fundacje) ujmują każdą operację gotówkową na podstawie dowodu księgowego (art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości), a raport kasowy jest standardowym sposobem spełnienia tego obowiązku. Przedsiębiorcy na KPiR lub ryczałcie nie mają ustawowego obowiązku prowadzenia raportu kasowego, ale każdą operację muszą udokumentować. Więcej w poradniku Raport kasowy — jak prowadzić, a o kasie organizacji społecznych w artykule Kasa w stowarzyszeniu, klubie i radzie rodziców.
Jaka jest różnica między dokumentem KP a KW?
KP (Kasa Przyjmie) potwierdza wpłatę gotówki do kasy — np. utarg, wpłatę klienta, zwrot niewykorzystanej zaliczki. KW (Kasa Wyda) potwierdza wypłatę gotówki z kasy — np. zaliczkę dla pracownika, drobny zakup, odprowadzenie gotówki do banku. Oba są dowodami księgowymi i każdy ma własną serię numeracji.
Co musi zawierać dowód KP lub KW?
Minimalną treść dowodu księgowego określa art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości: rodzaj dowodu i jego numer, strony operacji (nazwy, adresy), opis operacji i jej wartość, datę operacji i datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy oraz podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto gotówkę. Smartapki wypełnia numer i datę automatycznie, podpowiada kontrahentów z bazy i dopisuje kwotę słownie.
Jak numerować raporty kasowe?
Raporty kasowe numeruje się kolejno w ramach roku: RK/01/2026, RK/02/2026 itd. Dokumenty KP i KW mają osobne serie numeracji. Smartapki nadaje numery automatycznie według ustawionego wzorca — nie musisz pilnować kolejności.
Jaki jest limit płatności gotówką między firmami w 2026 roku?
Transakcję z innym przedsiębiorcą o jednorazowej wartości powyżej 15 000 zł trzeba opłacić przez rachunek płatniczy (art. 19 ustawy — Prawo przedsiębiorców), bez względu na liczbę rat. Zapowiadane obniżenie limitu do 8 000 zł wycofano przed wejściem w życie. Wydatek zapłacony gotówką ponad limit nie jest kosztem podatkowym (art. 22p ustawy o PIT, art. 15d ustawy o CIT). Szczegóły w artykule Kasa gotówkowa w firmie i raport kasowy.
Kiedy trzeba przeprowadzić inwentaryzację kasy?
Gotówkę w kasie inwentaryzuje się drogą spisu z natury na ostatni dzień każdego roku obrotowego (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). W praktyce kasę liczy się też przy zmianie kasjera i przy kontrolach doraźnych. Smartapki ma moduł Inwentaryzacja: wpisujesz liczbę banknotów i monet każdego nominału, system porównuje stan faktyczny z saldem raportu i przygotowuje protokół w PDF. Krok po kroku, z wzorem protokołu: Inwentaryzacja kasy na 31 grudnia.
Czy raport kasowy musi być drukowany?
Nie — raport kasowy może być prowadzony elektronicznie, jeśli zawiera wszystkie wymagane elementy (saldo początkowe, operacje, saldo końcowe) i jest archiwizowany. Dowody KP i KW wymagają podpisów, dlatego zwykle drukuje się je do podpisu. Smartapki przechowuje raporty w chmurze i pozwala w każdej chwili pobrać PDF raportu lub dokumentu.
Jak długo trzeba przechowywać raporty kasowe i dowody KP/KW?
Dowody księgowe przechowuje się co najmniej 5 lat (art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości), licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą (art. 74 ust. 3 uor). Przepisy podatkowe mogą wydłużyć ten okres do przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jak zamknąć raport kasowy?
Sprawdź, czy wszystkie operacje gotówkowe zostały wprowadzone, i porównaj saldo końcowe z faktycznym stanem kasy. Zatwierdź raport — system przeniesie saldo końcowe jako saldo początkowe następnego raportu. Zatwierdzony raport pobierzesz w PDF i przekażesz do księgowości.
Czy raport kasowy łączy się z fakturami z KSeF?
Tak. Jeśli korzystasz z narzędzia KSeF — faktury i płatności, fakturę zapłaconą gotówką dopiszesz do raportu kasowego jako dokument KW bez przepisywania danych. Tak samo działa zwrot gotówką wydatku, który pracownik opłacił z własnych środków. Przy fakturze widać numer raportu i dokumentu KW, a opis pozycji w raporcie wskazuje numer faktury. Kiedy gotówką płacić nie wolno i jak to udokumentować: Faktura z KSeF zapłacona gotówką.