Najczęściej zadawane pytania
Jak pobrać fakturę z KSeF?
Do pobrania faktur z KSeF potrzebujesz uwierzytelnienia (token, podpis kwalifikowany lub profil zaufany). Po zalogowaniu możesz wyszukiwać faktury po NIP, dacie wystawienia lub numerze KSeF. Smartapki integruje się z API KSeF — pobieraj i przeglądaj faktury bezpośrednio w przeglądarce.
Czy mogę dodać fakturę, która nie trafiła do KSeF?
Tak. Oprócz faktur z KSeF możesz dodawać dokumenty z dysku (PDF, zdjęcia). System automatycznie odczyta dane z dokumentu (OCR) — numer faktury, NIP, kwoty, terminy. Dokumenty z dysku są oznaczone osobnym badge'em i zarządzane razem z fakturami KSeF.
Jak rozliczyć wydatki pracownicze?
Zaznacz faktury opłacone ze środków prywatnych pracownika, wybierz „Rozlicz wydatki" — system wygeneruje dokument rozliczeniowy z zestawieniem faktur, kwotą do wypłaty i polami na podpisy. Dokument można wydrukować i przekazać do księgowości. Kiedy taki zwrot nie jest przychodem pracownika i jakie dokumenty są potrzebne: Zwrot wydatków pracownikowi.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) jest obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich czynnych podatników VAT. Faktury ustrukturyzowane (XML) muszą być wystawiane wyłącznie przez system KSeF. Zwolnieni z VAT mogą korzystać z KSeF dobrowolnie.
Jak śledzić płatności za faktury?
Przy każdej fakturze możesz rejestrować wpłaty — częściowe lub pełne. System automatycznie oblicza pozostałą kwotę i wyświetla status: nieopłacona, częściowo opłacona, opłacona. Przeterminowane faktury są wyróżnione kolorem. Płatność gotówką możesz podpiąć do raportu kasowego jako dokument KW — więcej w artykule Faktura z KSeF zapłacona gotówką.
Czy trzeba podawać numer KSeF w tytule przelewu?
Tak — przy płatnościach dokonywanych od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę z numerem KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT, podaje ten numer w tytule płatności, a przy kilku fakturach od jednego sprzedawcy — identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT). Ten sam obowiązek dotyczy przelewów w mechanizmie podzielonej płatności (art. 108a ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT). Narzędzie jest na to przygotowane: w zestawieniu faktur, w kolumnie „Nr KSeF", obok skróconego numeru jest przycisk „kopiuj" — pełny numer trafia do schowka jednym kliknięciem i wklejasz go w tytuł przelewu, bez przepisywania kilkudziesięciu znaków. Tak samo kopiujesz numer rachunku sprzedawcy.
Jak działa OCR przy dodawaniu faktur z dysku?
Po wybraniu pliku PDF lub zdjęcia system automatycznie odczytuje dane: numer faktury, NIP sprzedawcy i nabywcy, kwoty netto/brutto/VAT, termin płatności, numer konta bankowego. Odczytane dane wypełniają formularz — wystarczy sprawdzić i zapisać.
Czy mogę oznaczyć fakturę jako opłaconą ze środków prywatnych?
Tak — przy rejestracji wpłaty zaznacz checkbox „Opłacona ze środków prywatnych" i wpisz imię pracownika. System oznaczy fakturę jako „Do zwrotu" i uwzględni ją w zbiorczym rozliczeniu wydatków z dokumentem do druku dla księgowości.
Jak wygenerować PDF z faktury KSeF?
Kliknij link „PDF" przy fakturze na liście — otworzy się podgląd w nowej karcie. Możesz też zaznaczyć wiele faktur i kliknąć „PDF" w pasku akcji zbiorczych. W widoku szczegółów faktury jest przycisk „Pobierz PDF" i „Pobierz XML".