Inwentaryzacja kasy na 31 grudnia 2026 — protokół, komisja i niedobór, za który kasjer odpowiada w pełnej wysokości

Ostatni dzień roku, kasa zamknięta, w sejfie koperty z utargiem i kasetka z bilonem. Raport kasowy pokazuje 5 780,00 zł, a po przeliczeniu banknotów wychodzi 5 730,00 zł. Brakuje 50 zł — i od tej chwili pojawia się seria pytań: kto to wyjaśnia, czy kasjer musi oddać pieniądze, czy można mu je potrącić z pensji i jak to zaksięgować w roku, który właśnie się kończy.

Inwentaryzacja kasy to jedna z najkrótszych czynności przy zamknięciu roku, ale też jedna z najczęściej robionych „na skróty”: bez zarządzenia, bez komisji, z protokołem podpisanym przez samego kasjera. Poniżej wyjaśniamy, co mówią przepisy, jak przeprowadzić spis krok po kroku i jak rozliczyć różnice, żeby dokumentacja obroniła się przy badaniu sprawozdania albo kontroli.

Pojęcia, które trzeba znać

Kiedy inwentaryzować kasę

Ustawa o rachunkowości wymienia gotówkę wśród aktywów, które jednostka inwentaryzuje na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą spisu z natury, wyceny, porównania z księgami oraz wyjaśnienia i rozliczenia różnic. W przeciwieństwie do większości środków trwałych i części zapasów gotówka nie korzysta z wydłużonego terminu — przepis o spisie rozpoczętym do 3 miesięcy przed końcem roku i zakończonym do 15 stycznia wprost wyłącza aktywa pieniężne.

Podstawa prawna: art. 26 ust. 1 pkt 1, ust. 3 pkt 1 i ust. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Inwentaryzacja kasy krok po kroku

1. Zarządzenie i skład komisjiKierownik jednostki (zarząd, właściciel) wyznacza termin spisu i zespół spisowy — przewodniczącego i co najmniej jednego członka. Osoba odpowiedzialna za kasę jest przy spisie obecna, ale nie wchodzi w skład komisji.
2. Zamknięcie ewidencji na dzień spisuWszystkie wpłaty i wypłaty z dnia muszą być wpisane do raportu kasowego z dowodami KP i KW. Zapisz numer ostatniego raportu oraz ostatnich dowodów KP i KW — trafią do protokołu i zamkną drogę do „dopisywania” dokumentów po spisie.
3. Oświadczenie kasjera przed liczeniemKasjer oświadcza, że przedstawił do spisu całą gotówkę i nie ma dowodów kasowych, których nie ujęto w raporcie. Takie zdanie w protokole rozwiewa późniejsze spory o „zapomniane KW”.
4. Liczenie według nominałówBanknoty i monety liczy się osobno dla każdego nominału i każdej waluty, w obecności kasjera. Gotówka prywatna nie może leżeć w kasie firmowej — jeśli się znajdzie, opisz to w uwagach.
5. Porównanie ze stanem z raportuSuma spisu to stan rzeczywisty. Saldo raportu kasowego na dzień spisu to stan ewidencyjny. Różnica — nadwyżka albo niedobór.
6. Wyjaśnienie różnicyKasjer składa wyjaśnienie (np. błąd przy wydawaniu reszty, niezaksięgowany zwrot zaliczki). Komisja ocenia, czy różnica jest zawiniona, i proponuje sposób rozliczenia.
7. Protokół, podpisy, rozliczenie w księgachProtokół podpisuje komisja i kasjer, zatwierdza kierownik jednostki. Różnice rozlicza się w księgach roku, na który przypadał termin inwentaryzacji, a protokół przechowuje co najmniej 5 lat.

Podstawa prawna: art. 27 ust. 1 i 2 oraz art. 74 ust. 2 pkt 7 i ust. 3 ustawy o rachunkowości. Skład komisji, oświadczenie kasjera i kontrole doraźne to standard instrukcji kasowych i inwentaryzacyjnych — szczegóły ustala jednostka w swojej dokumentacji.

Przykład: niedobór 50 zł i kasa w euro

Spółka ABC Handel prowadzi dwie kasy: główną w złotych i walutową w euro. Spis przeprowadzono 31 grudnia 2026 r. o 16:30, po zamknięciu raportu kasowego RK 12/12/2026. Ostatnie dowody: KP 186/12/2026 i KW 97/12/2026.

Kasjerka wyjaśnia, że 29 grudnia wypłaciła pracownikowi zaliczkę 50 zł na zakup materiałów, ale nie wystawiła dowodu KW. Pracownik potwierdza na piśmie odbiór gotówki i rozlicza zaliczkę fakturą. Różnica ma więc udokumentowaną przyczynę — komisja opisuje ją w protokole razem z potwierdzeniem pracownika, a dopiero na tej podstawie wystawia się brakujący dowód KW z datą operacji. Ślad w protokole odróżnia wyjaśnienie od „dopisania” dokumentu po spisie. Gdyby wyjaśnienia nie było, niedobór traktuje się jako szkodę w powierzonym mieniu (o tym niżej).

Kasa walutowa

W kasie walutowej spis wykazał 420,00 EUR — tyle samo, ile w ewidencji. Na dzień bilansowy gotówkę w walucie obcej wycenia się po średnim kursie NBP ogłoszonym na ten dzień. Przy przykładowym kursie 4,2500 zł/EUR wartość kasy walutowej w bilansie wynosi 420,00 × 4,2500 = 1 785,00 zł. Różnica między tą kwotą a wartością wynikającą z ksiąg to różnica kursowa, a nie niedobór ani nadwyżka.

Podstawa prawna: art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Kurs 4,2500 zł/EUR jest przykładowy — do wyceny użyj kursu z tabeli NBP z 31 grudnia 2026 r.

Nadwyżka i niedobór — co dalej

Ustawa wymaga, by każdą różnicę wyjaśnić i rozliczyć w księgach roku, którego dotyczy inwentaryzacja. Sposób ujęcia zależy od przyczyny:

Podstawa prawna: art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Konta i sposób ujęcia wynikają z polityki rachunkowości jednostki; skutki podatkowe niedoboru i nadwyżki ustal z księgowym — zależą od przyczyny i udokumentowania.

Czy kasjer musi oddać brakujące pieniądze?

Pracownik, któremu powierzono pieniądze z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się, odpowiada za szkodę w tym mieniu w pełnej wysokości — nie tylko do trzykrotności pensji, jak przy zwykłej odpowiedzialności materialnej. Warunkiem jest jednak prawidłowe powierzenie: najlepiej pisemne, z określeniem kasy i przekazanego stanu gotówki.

Od odpowiedzialności kasjer może się uwolnić, jeśli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych — w szczególności dlatego, że pracodawca nie zapewnił warunków do zabezpieczenia gotówki (brak sejfu, klucze dostępne dla wielu osób, kasa bez zamknięcia). Gdy kasą obsługuje kilka osób, wspólna odpowiedzialność wymaga pisemnej umowy o współodpowiedzialności materialnej — bez niej trudno przypisać niedobór komukolwiek.

Podstawa prawna: art. 124 § 1 pkt 1 i § 3, art. 125 § 1, art. 87 § 1 i art. 91 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy.

Najczęstsze błędy przy inwentaryzacji kasy

Dobra praktyka: od powierzenia kasy do rozliczenia

• Zarządzenie o inwentaryzacji z terminem i składem komisji — przygotowane przed końcem grudnia.
• Raport kasowy zamknięty na dzień spisu, zapisane numery ostatniego raportu, KP i KW.
• Oświadczenie kasjera o przedstawieniu całej gotówki i wszystkich dowodów.
• Liczenie według nominałów, osobno dla każdej waluty.
• Wyjaśnienie każdej różnicy — także nadwyżki.
• Protokół w dwóch egzemplarzach, podpisy komisji i kasjera, zatwierdzenie kierownika jednostki.
• Rozliczenie różnic w księgach roku, którego dotyczy spis; protokół w archiwum na 5 lat.

Wzór protokołu inwentaryzacji kasy

Poniższy wzór zawiera elementy, które sprawdzają się w praktyce: dane kasy i komisji, spis nominałów, porównanie ze stanem ewidencyjnym, numery ostatnich dokumentów, wyjaśnienia i podpisy. Pola w nawiasach kwadratowych uzupełnij danymi swojej firmy.

Inwentaryzacja w raporcie kasowym smartapki

Najwięcej pracy przy spisie kasy nie wymaga samo liczenie, tylko zebranie danych do protokołu: aktualnego salda, numerów ostatnich dokumentów i sumy nominałów bez pomyłki w dodawaniu. Jeśli raport kasowy prowadzisz w Raporcie kasowym smartapki, moduł Inwentaryzacja robi to za Ciebie:

• wpisujesz liczbę sztuk każdego nominału — dla PLN, EUR, USD i GBP — a narzędzie sumuje stan faktyczny,
• saldo kasy na dzień spisu i różnica („Nadwyżka”, „Niedobór” albo „Brak różnicy”) pojawiają się od razu,
• uzupełniasz skład zespołu spisowego, osobę materialnie odpowiedzialną, wyjaśnienia i uwagi o zabezpieczeniu gotówki,
• pobierasz protokół inwentaryzacji kasy w PDF — z tabelą nominałów, saldem, numerami ostatniego raportu, KP i KW oraz miejscem na podpisy,
• każda kasa ma historię inwentaryzacji, więc protokół z poprzedniego roku znajdziesz w kilka sekund.

Narzędzie prowadzi też sam raport kasowy: dokumenty KP i KW z automatyczną numeracją i kwotą słownie, zatwierdzanie raportów i przenoszenie salda, kasy w kilku walutach oraz dostęp dla księgowej z prawem edycji albo podglądu. Faktury zapłacone gotówką przenosisz do raportu prosto z narzędzia KSeF — odznaczanie płatności — jak to poprawnie udokumentować i kiedy gotówką płacić nie wolno, wyjaśniamy w artykule Faktura z KSeF zapłacona gotówką.

Czym się różnimy

Ściąga: przepisy o inwentaryzacji kasy

Pytania i odpowiedzi

Czy kasjer może być członkiem komisji inwentaryzacyjnej?

Ustawa o rachunkowości nie reguluje składu komisji, ale osoba materialnie odpowiedzialna za kasę nie powinna sprawdzać sama siebie. Jest obecna przy spisie, składa oświadczenie i wyjaśnienia, a liczą i podpisują protokół jako zespół spisowy inne osoby. Tak to zwykle opisują instrukcje inwentaryzacyjne.

Czy spis kasy można zrobić w pierwszym dniu roboczym stycznia?

Stan gotówki ustala się na ostatni dzień roku obrotowego, a przepis o spisie przeprowadzonym w okresie przed i po dniu bilansowym aktywów pieniężnych nie obejmuje. W praktyce kasę liczy się po ostatniej operacji 31 grudnia. Jeżeli firma nie pracuje ostatniego dnia roku, spis przeprowadza się przed pierwszą operacją nowego roku i opisuje w protokole, że między dniem bilansowym a spisem nie było wpłat ani wypłat — to rozwiązanie warto uzgodnić z księgowym lub biegłym rewidentem.

Czy firma na KPiR musi robić inwentaryzację kasy?

Nie ma takiego obowiązku ustawowego — spis z natury do KPiR obejmuje towary i materiały, a nie gotówkę. Jeśli jednak kasą obraca pracownik, protokół spisu jest podstawowym dowodem przy ewentualnym niedoborze.

Czy trzeba inwentaryzować pieniądze na rachunku bankowym?

Tak, ale nie spisem z natury. Środki na rachunkach bankowych inwentaryzuje się przez uzyskanie potwierdzenia salda od banku i wyjaśnienie ewentualnych różnic (art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości).

Czy niedobór w kasie można potrącić kasjerowi z pensji?

Tylko za jego pisemną zgodą (art. 91 § 1 KP) i z zachowaniem kwoty wolnej od potrąceń. Bez zgody pracodawca może wezwać do zapłaty, zawrzeć ugodę albo dochodzić roszczenia w sądzie.

Jak długo przechowywać protokół inwentaryzacji kasy?

Co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy — protokół ze spisu na 31 grudnia 2026 r. przechowuj do końca 2031 r. (art. 74 ust. 2 pkt 7 i ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Więcej o samym prowadzeniu kasy — dokumentach KP i KW, pogotowiu kasowym i limicie płatności gotówką — przeczytasz w przewodniku Kasa gotówkowa w firmie i raport kasowy oraz w poradniku Raport kasowy — jak prowadzić. Przy zamknięciu roku przyda się też tekst o ewidencji środków trwałych.

Stan prawny: wrzesień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Zasady inwentaryzacji w konkretnej jednostce określają jej polityka rachunkowości oraz instrukcje kasowa i inwentaryzacyjna; ujęcie różnic w księgach i ich skutki podatkowe skonsultuj z księgowym. Dane w przykładach są fikcyjne.