Raport kasowy — jak prowadzić, wzór, KP i KW | Poradnik 2026

2026-04-08 · smartapki.pl · Otwórz narzędzie

Co to jest raport kasowy?

Raport kasowy to zestawienie wszystkich operacji gotówkowych (wpłat i wypłat) za określony okres — dzień, tydzień lub miesiąc. Jest podstawowym dokumentem obrotu gotówkowego w firmie. Zawiera saldo początkowe, listę operacji i saldo końcowe.

Kto musi prowadzić raport kasowy?

Nie każda firma musi prowadzić kasę gotówkową — jeśli rozlicza się wyłącznie przelewami i kartą, kasy nie potrzebuje. Obowiązek dokumentowania pojawia się wtedy, gdy firma przyjmuje lub wydaje gotówkę.

• Jednostki prowadzące księgi rachunkowe (spółki z o.o., S.A., stowarzyszenia, fundacje) ujmują każdą operację gotówkową na podstawie dowodu księgowego (art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości) i inwentaryzują gotówkę na koniec roku (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor). Ustawa nie używa nazwy „raport kasowy", ale to standardowy sposób spełnienia tych obowiązków — zasady opisuje polityka rachunkowości lub instrukcja kasowa.
• Przedsiębiorcy na KPiR lub ryczałcie nie mają ustawowego obowiązku prowadzenia raportu kasowego. Każdą operację i tak trzeba udokumentować (faktura, rachunek, dowód wewnętrzny), dlatego raport kasowy z dokumentami KP i KW wybiera wielu z nich — np. przy wypłatach zaliczek pracownikom.

W praktyce raport kasowy prowadzą m.in. sklepy i punkty usługowe przyjmujące gotówkę, firmy wypłacające zaliczki, stowarzyszenia, kluby i fundacje oraz jednostki budżetowe.

Dokumenty kasowe — KP i KW

KP — Kasa Przyjmie

Dokument KP (Kasa Przyjmie) potwierdza wpłatę gotówki do kasy. Wystawiany np. przy:

• wpłacie utargu dziennego,
• wpłacie od klienta za usługę/towar,
• zwrocie niewykorzystanej zaliczki przez pracownika.

KW — Kasa Wyda

Dokument KW (Kasa Wyda) potwierdza wypłatę gotówki z kasy. Wystawiany np. przy:

• wypłacie zaliczki pracownikowi,
• opłaceniu drobnego zakupu gotówką,
• odprowadzeniu gotówki na rachunek bankowy.

Co powinien zawierać raport kasowy?

• Numer raportu i okres, którego dotyczy
• Saldo początkowe — stan kasy na początek okresu
• Lista operacji — każdy KP i KW z datą, numerem, opisem i kwotą
• Suma wpłat (przychody) i suma wypłat (rozchody)
• Saldo końcowe = saldo początkowe + wpłaty − wypłaty
• Podpis kasjera i osoby kontrolującej

Zasady numeracji

Dokumenty kasowe numeruje się kolejno w ramach raportu. Każdy raport ma swój numer (np. RK/01/2026, RK/02/2026). Dokumenty KP i KW mają własne serie numeracji (np. KP/001/2026, KW/001/2026).

Limity obrotu gotówkowego

Transakcja z innym przedsiębiorcą o jednorazowej wartości powyżej 15 000 zł musi być opłacona przez rachunek płatniczy, np. przelewem (art. 19 ustawy — Prawo przedsiębiorców). Wartość transakcji liczy się od całej umowy, nawet gdy płatność jest rozłożona na raty. Zapowiadane wcześniej obniżenie limitu do 8 000 zł zostało wycofane przed wejściem w życie.

Przekroczenie limitu ma skutek podatkowy: zapłacona gotówką część wydatku nie jest kosztem uzyskania przychodu (art. 22p ustawy o PIT, art. 15d ustawy o CIT).

Prowadzenie raportu kasowego online

Raporty Kasowe w smartapki automatyzują prowadzenie kasy:

• Automatyczna numeracja dokumentów KP i KW
• Obliczanie sald — bieżące i końcowe
• Historia raportów z archiwum
• Eksport raportu kasowego do PDF
• Podział na podmioty — osobne kasy dla różnych firm

Szerzej o przepisach — pogotowie kasowe, waluty obce, najczęstsze błędy przy kontroli — piszemy w artykule Kasa gotówkowa w firmie i raport kasowy. Jak przeliczyć kasę na koniec roku i rozliczyć niedobór, wyjaśniamy w przewodniku Inwentaryzacja kasy na 31 grudnia — protokół, komisja i niedobór.