Która pozycja z faktury pod którą inwestycję?

Faktura na sto pozycji. Trzy budowy naraz. Instalatorzy pobierają towar z magazynu „na szybko", a pod koniec miesiąca ktoś siada z segregatorem i próbuje odtworzyć, co poszło na którą inwestycję. Brzmi znajomo? Ten artykuł pokazuje, jak zamienić to na kilka kliknięć — na przykładzie narzędzia Rozliczenie inwestycji w smartapki.

Codzienność, którą zna każda ekipa

Firmy prowadzące równolegle kilka projektów — instalatorzy, ekipy budowlane, serwisy, integratorzy — rozbijają się zwykle o te same problemy:

• Faktury mieszane. Jeden zakup w hurtowni obsługuje trzy inwestycje naraz. Która pozycja jest czyja? Po dwóch tygodniach nikt już nie pamięta.
• Odręczne opisy. Ktoś dopisuje długopisem na fakturze „Kowalski / budowa", ktoś inny tego nie robi wcale. Potem osoba rozliczająca prosi, przypomina się, dopytuje — i tak co miesiąc.
• Niewiedza, gdzie jest towar. Czy czujki z tamtej faktury są jeszcze na stanie, czy już zamontowane u klienta? Co jest do dyspozycji na nową budowę, a czego trzeba domówić?
• Koszty „uciekają". Materiał pobrany z magazynu bez śladu to koszt, którego nikt nie doliczy do rozliczenia klienta. Przy marżach na materiale to realne pieniądze.
• Rozliczenie końcowe na piechotę. Przed wystawieniem faktury za usługę i materiały ktoś skleja zestawienie z paragonów, e-maili i pamięci.

Jak to działa — jeden przepływ zamiast segregatora

Cała logika opiera się na prostym schemacie. Faktury kosztowe pobierasz z KSeF (albo dodajesz ręcznie czy z pliku), wskazujesz, które dotyczą inwestycji, i rozdzielasz ich pozycje. Każda pozycja trafia albo od razu w koszt konkretnego projektu, albo na magazyn — skąd wydasz ją później, gdy będzie faktycznie zużyta.

Krok po kroku: od faktury do rozliczonego projektu

1. Zaznacz faktury „do rozliczenia" w KSeF W KSeF — Faktury widzisz wszystkie faktury zakupowe firmy. Zaznaczasz te, które dotyczą inwestycji, i jednym przyciskiem kierujesz je do rozliczenia kosztów. To świadoma selekcja: nie każda faktura musi być rozliczana na projekty, a te już przekazane są wyraźnie oznaczone — nic nie zdublujesz.
2. Otwórz fakturę — oryginał zawsze przed oczami Ekran przypisywania jest dwukolumnowy: po lewej podgląd oryginalnej faktury (PDF z KSeF lub wczytany plik), po prawej jej pozycje. Nie przełączasz się między oknami i niczego nie przepisujesz — patrzysz na dokument i klikasz.
3. Zaznacz pozycje i przypisz jednym kliknięciem Zaznaczasz checkboxy przy pozycjach (albo „Zaznacz wszystkie"), u góry wybierasz projekt i datę, klikasz „Przypisz zaznaczone — jeden dokument". Wszystkie zaznaczone pozycje trafiają na jeden dokument PZ lub KB. Pojedynczą pozycję możesz przypisać inaczej przyciskiem „Osobno" — i tam podzielić ilość między kilka projektów.
4. Nie wiesz, gdzie trafi towar? Na magazyn Zakupy „na zapas" przypisujesz do magazynu. W widoku Magazyn każdy towar to jeden wiersz z rozkładem ilości per projekt. Gdy materiał faktycznie idzie na budowę — zaznaczasz i wydajesz na WZ; część możesz zostawić na stanie. Przesunięcia między projektami załatwia dokument MM.
5. Kontroluj na bieżąco, nie po fakcie Zestawienie projektu pokazuje wszystkie koszty inwestycji: zakupy bezpośrednie i wydania z magazynu, z kwotami i źródłowymi fakturami. Kliknięcie w nazwę towaru w magazynie pokazuje całą jego drogę: przyjęcie, przesunięcia, wydania. Zużycie firmowe (nie na klienta) ląduje w osobnej zakładce Koszty własne.
6. Wyślij komplet księgowej W Zestawieniu księgowym wybierasz miesiąc i klikasz „Komplet dla księgowej (PDF)": jeden plik ze zbiorczym zestawieniem okresu i każdym dokumentem PZ / KB / WZ / MM na osobnej stronie. Jest też wariant „Zestawienie wg faktur" — uporządkowany fakturami, z adnotacją przy każdej pozycji, gdzie i w jakiej ilości została przypisana.

Tak wygląda przypisywanie pozycji

Poniżej widok ekranu przypisywania (dane przykładowe). Oryginał faktury po lewej, pozycje po prawej — zaznaczasz, wybierasz projekt, jeden klik:

Magazyn: jeden rzut oka na to, co masz

Widok magazynu odpowiada na pytania, które w wielu firmach wymagają telefonu do kolegi: co jest na stanie, ile, dla kogo i po jakiej cenie.

Zestawienie księgowe: komplet w jednym pliku

Narzędzie, które uczy się Twoich towarów

Każdy, kto rozlicza faktury z różnych hurtowni, zna ten problem: ten sam produkt na jednej fakturze nazywa się „Czujka PIR BX-200 biała", na drugiej „BX200 czujnik ruchu PIR", na trzeciej jeszcze inaczej. W arkuszu kalkulacyjnym to trzy różne wiersze — i koniec sensownych zestawień.

Rozliczenie inwestycji prowadzi wspólną kartotekę towarów, która uczy się przy pracy. Gdy przypisujesz pozycję, narzędzie dopasowuje ją do towaru z kartoteki, a opis z faktury zapamiętuje jako alias. Przy kolejnej fakturze od tego samego (albo innego) dostawcy pozycja rozpoznaje się już sama — niezależnie od tego, jak hurtownia nazwała produkt. Im dłużej pracujesz, tym mniej klikasz.

Zestawienie na koncie klienta — zanim wystawisz fakturę końcową

Osobna, często niedoceniana korzyść: przez cały czas trwania inwestycji masz jedną listę wszystkiego, co poszło na danego klienta — z ilościami, kwotami i fakturami źródłowymi. Co to daje w praktyce?

Dobre praktyki kontroli kosztów

Samo narzędzie to połowa sukcesu — druga połowa to kilka prostych nawyków. Te sprawdziły się w praktyce:

Duet z KSeF: dane wpisujesz raz

Rozliczenie inwestycji działa w parze z narzędziem KSeF — Faktury. KSeF jest źródłem faktur zakupowych: pobiera je automatycznie z systemu ministerstwa, pilnuje płatności i terminów. Rozliczenie inwestycji dokłada warstwę projektową: kto, ile i na co. Niczego nie przepisujesz, nie skanujesz i nie wpisujesz drugi raz — a podmioty i kontrahenci są wspólne dla wszystkich narzędzi smartapki. Z tych samych danych korzysta też np. Raport kasowy.