Pracownik wraca z dwudniowego wyjazdu: Olsztyn – Warszawa, Warszawa – Gdańsk, Gdańsk – Olsztyn. Razem 723 kilometry własnym autem. Pyta, ile dostanie. Pierwsza odpowiedź brzmi prosto: 723 × 1,15 zł = 831,45 zł. Druga, ważniejsza, brzmi: tyle na rękę — bo zwrot za podróż służbową jest wolny od podatku i składek.
Gdyby te same kilometry pracownik przejechał po mieście, w którym pracuje, kwota mogłaby być niższa, a fiskus zabrałby z niej swoją część. Ta jedna różnica — podróż służbowa czy jazda lokalna — decyduje o kwocie, dokumentach i podatku. Ten przewodnik prowadzi przez wszystkie trzy.
Trzy różne rzeczy nazywane „kilometrówką"
Słowo „kilometrówka" w polskich firmach oznacza co najmniej trzy odrębne mechanizmy. Mylenie ich jest źródłem większości błędów w rozliczeniach.
Kilometrówka pracownika
Zwrot kosztów, który pracodawca wypłaca pracownikowi za używanie jego prywatnego auta do celów służbowych. Liczona jako kilometry × stawka albo wypłacana ryczałtem. Podstawa: rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.
Kilometrówka VAT
Ewidencja przebiegu auta firmowego, którą prowadzi przedsiębiorca, żeby odliczyć 100% VAT zamiast 50%. Podstawa: art. 86a ustawy o VAT. Nie ma nic wspólnego ze zwrotem dla pracownika.
Kilometrówka PIT — już nie istnieje
Do końca 2018 r. przedsiębiorca używający prywatnego auta w firmie musiał prowadzić ewidencję, żeby zaliczyć wydatki do kosztów. Od 1 stycznia 2019 r. zastąpił ją ryczałtowy limit 20% wydatków — bez żadnej ewidencji.
Co z tego wynika
Jeśli rozliczasz pracownika — czytaj część pierwszą. Jeśli szukasz pełnego odliczenia VAT od firmowego auta — przejdź do części o VAT-26. Jeśli jeździsz własnym autem jako przedsiębiorca — nie musisz prowadzić niczego, masz limit 20%.
Stawki za 1 kilometr w 2026 roku
Stawki nie zmieniły się od 17 stycznia 2023 r. i obowiązują nadal. Są to kwoty maksymalne — pracodawca może w umowie ustalić niższe, ale nie wyższe.
| Rodzaj pojazdu | Stawka za 1 km | Ryczałt 300 km | Ryczałt 500 km | Ryczałt 700 km |
|---|---|---|---|---|
| Samochód osobowy do 900 cm³ | 0,89 zł | 267,00 zł | 445,00 zł | 623,00 zł |
| Samochód osobowy powyżej 900 cm³ | 1,15 zł | 345,00 zł | 575,00 zł | 805,00 zł |
| Motocykl | 0,69 zł | 207,00 zł | 345,00 zł | 483,00 zł |
| Motorower | 0,42 zł | 126,00 zł | 210,00 zł | 294,00 zł |
Decyduje pojemność skokowa silnika z dowodu rejestracyjnego (pozycja P.1), a nie rodzaj paliwa ani wiek auta. Samochód elektryczny rozlicza się dziś według stawki dla pojazdów powyżej 900 cm³, bo przepis nie przewiduje dla niego osobnej kategorii.
Podróż służbowa: płacisz za każdy przejechany kilometr
Gdy pracownik na polecenie wyjazdu jedzie poza miejscowość, w której ma miejsce pracy, i za Twoją zgodą używa prywatnego auta, zwrot to prosty iloczyn. Kluczowe jest to, że każdy odcinek trasy rozlicza się osobno — z datą, opisem trasy i celem wyjazdu.
- 10 sierpnia 2026 — Olsztyn → Warszawaspotkanie handlowe z klientem · 213 km × 1,15 zł = 244,95 zł
- 11 sierpnia 2026 — Warszawa → Gdańskodbiór dokumentów u kontrahenta · 339 km × 1,15 zł = 389,85 zł
- 11 sierpnia 2026 — Gdańsk → Olsztynpowrót z podróży służbowej · 171 km × 1,15 zł = 196,65 zł
- Razem: 723 km — 831,45 złkwota wolna od podatku i składek, wypłacana w całości
Podstawą wypłaty jest ewidencja przebiegu pojazdu potwierdzona przez pracodawcę. Ten sam rachunek — z rozbiciem na odcinki i gotowym dokumentem do podpisu — robi za Ciebie kalkulator kilometrówki.
Jazdy lokalne: ryczałt albo ewidencja
Jazdy w granicach miejscowości, w której pracownik ma miejsce pracy, rozlicza się na dwa sposoby. Wybór należy do stron i musi być zapisany w umowie.
Ryczałt miesięczny — stała kwota, zero ewidencji
Ryczałt to limit kilometrów pomnożony przez stawkę. Limit zależy od liczby mieszkańców miejscowości zatrudnienia:
| Miejscowość / grupa pracowników | Miesięczny limit | Ryczałt przy 1,15 zł/km |
|---|---|---|
| Gmina lub miasto do 100 tys. mieszkańców | 300 km | 345,00 zł |
| Powyżej 100 tys. do 500 tys. mieszkańców | 500 km | 575,00 zł |
| Powyżej 500 tys. mieszkańców | 700 km | 805,00 zł |
| Pojazdy służby leśnej | 1 500 km | 1 725,00 zł |
| Służby ratownicze i pracownicy socjalni w terenie | 3 000 km | 3 450,00 zł |
To wartości maksymalne — umowa może przewidywać limit niższy. Ryczałt nie wymaga ewidencji tras: wystarczy pisemne oświadczenie pracownika, że w danym miesiącu używał pojazdu do celów służbowych.
Potrącenie 1/22 — miejsce, w którym najczęściej giną pieniądze
Ryczałt zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy — z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności — a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik był w pracy, ale nie dysponował pojazdem.
- Ryczałt pełny500 km × 1,15 zł = 575,00 zł
- Dni bez pojazdu w sierpniu: 72 dni choroby + 3 dni urlopu + 1 dzień delegacji + 1 dzień bez auta
- Potrącenie575,00 zł ÷ 22 = 26,14 zł za dzień · 7 × 26,14 zł = 182,95 zł
- Do wypłaty: 392,05 złczyli o 32% mniej niż pełen ryczałt
Dlatego oświadczenie pracownika powinno rozbijać dni na przyczyny — inaczej dział kadr nie ma jak zweryfikować potrącenia, a kontrola nie ma czego sprawdzić.
Zwrot za faktyczny przebieg — dla nieregularnych tras
Alternatywa: płacisz za rzeczywiście przejechane kilometry, ale pracownik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, którą pracodawca potwierdza na koniec każdego miesiąca. Rozwiązanie opłacalne, gdy przebiegi mocno się wahają albo regularnie przekraczają ustawowy limit.
Ryczałt czy ewidencja — co wybrać
Ryczałt wygrywa, gdy…
Pracownik jeździ po mieście codziennie i w podobnym zakresie, a firma chce przewidywalnego kosztu i minimum papierologii. Jedno oświadczenie miesięcznie zamiast kilkudziesięciu wpisów. Pracodawca z góry zna maksymalną kwotę i łatwo ją zabudżetuje.
Ewidencja wygrywa, gdy…
Pracownik ma dużo urlopów, zwolnień i delegacji — każdy taki dzień ścina ryczałt o 1/22. Albo gdy faktyczne przebiegi lokalne przekraczają limit 300/500/700 km: ryczałt jest wtedy sufitem, a zwrot za przebieg oddaje pełną kwotę.
Podatek i ZUS — tutaj kończy się symetria
Ta sama czynność — dopłata do prywatnego auta — jest opodatkowana albo nie, zależnie wyłącznie od rodzaju przejazdu.
| Rodzaj zwrotu | Podatek PIT | Składki ZUS | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Podróż służbowa (jazdy zamiejscowe) | zwolniony do wysokości kilometrówki | nie wchodzi do podstawy | art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a PIT |
| Jazdy lokalne — zasada ogólna | przychód ze stosunku pracy, opodatkowany | oskładkowany | art. 12 ust. 1 PIT |
| Jazdy lokalne, gdy obowiązek wynika z odrębnych ustaw | zwolniony | nie wchodzi do podstawy | art. 21 ust. 1 pkt 23b PIT |
Ostatni wiersz dotyczy wąskiej grupy: między innymi listonoszy, pracowników socjalnych i służby leśnej — tam obowiązek używania pojazdu wynika wprost z ustawy. Sądy administracyjne bywają dla podatników łaskawsze i uznają, że zwrot kosztów nie jest przysporzeniem, ale linia organów podatkowych jest utrwalona. Bezpieczniej opodatkować, a przy większych kwotach wystąpić o interpretację indywidualną.
Trzy dokumenty, bez których nie ma wypłaty
- Umowa o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowychNie jest opcją. Przepis mówi wprost, że zwrot kosztów następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Umowa określa pojazd (marka, numer rejestracyjny, pojemność silnika), zakres używania, stawkę, limit kilometrów, sposób dokumentowania i termin wypłaty. Bez niej wypłata nie ma podstawy, a wydatek jest łatwy do zakwestionowania w kontroli.
- Oświadczenie pracownika albo ewidencja przebieguPrzy ryczałcie — miesięczne oświadczenie z danymi pojazdu i wykazem dni bez pojazdu. Przy zwrocie za faktyczny przebieg — ewidencja z każdą trasą, potwierdzana przez pracodawcę na koniec miesiąca.
- Rozliczenie i wypłata w umówionym terminieTypowo w ciągu 10 dni roboczych od złożenia dokumentów, w formie przyjętej do wypłaty wynagrodzenia. Termin wpisz do umowy — inaczej każdy miesiąc kończy się dyskusją.
Co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu
Treść ewidencji dla zwrotu kosztów pracownika określa art. 23 ust. 7 ustawy o PIT. Brak choćby jednego elementu daje kontroli argument do zakwestionowania całego okresu.
- imię i nazwisko oraz adres zamieszkania osoby używającej pojazdu
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność skokowa silnika
- kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu
- opis trasy — skąd i dokąd
- liczba faktycznie przejechanych kilometrów
- stawka za 1 kilometr i kwota wynikająca z przemnożenia
- podpis pracodawcy i jego dane
Druga kilometrówka: ewidencja VAT dla auta firmowego
Zupełnie inna sprawa, choć nazwa ta sama. Jeśli firma ma samochód osobowy do 3,5 tony i chce odliczać 100% VAT — od zakupu, paliwa, serwisu, leasingu — musi udowodnić, że auto służy wyłącznie działalności. Służą do tego trzy rzeczy naraz: ewidencja przebiegu (art. 86a ust. 7 VAT), zgłoszenie VAT-26 i regulamin używania pojazdu wykluczający cele prywatne.
Ewidencji VAT nie musisz prowadzić, gdy godzisz się na użytek mieszany i odliczasz 50% VAT bez formalności, a także dla pojazdów, których konstrukcja wyklucza użytek prywatny (van czy pick-up z jednym rzędem siedzeń i trwałą przegrodą, potwierdzone badaniem technicznym i adnotacją VAT-1 lub VAT-2), pojazdów do przewozu co najmniej 10 osób, aut ciężarowych powyżej 3,5 tony oraz w firmach, których przedmiotem działalności jest wynajem lub leasing pojazdów.
Bieżącą ewidencję VAT — z licznikiem, kierowcami i miesięcznym raportem PDF — poprowadzisz w ewidencji przebiegu pojazdu. Różnice między obiema kilometrówkami rozbieramy szczegółowo w poradniku Kilometrówka PIT vs VAT 2026.
Cztery błędy, które kosztują najwięcej
Najczęstszy grzech małych firm: ustne ustalenie, przelew z tytułem „ryczałt samochodowy". Brakuje dokumentu, na którym opiera się cała konstrukcja zwrotu.
Skutek: wydatek łatwy do zakwestionowania jako koszt, a wypłata do przekwalifikowania na zwykły przychód pracownika.Pracownik był na tygodniowym urlopie, a ryczałt poszedł w całości. Potrącenie 1/22 nie jest uznaniowe — wynika wprost z rozporządzenia.
Skutek: nadwyżka ponad kwotę należną nie jest kosztem pracodawcy i pozostaje przychodem do opodatkowania.Tabelka z datą i liczbą kilometrów wygląda porządnie, ale nie spełnia wymogów art. 23 ust. 7 ustawy o PIT. Cel „wyjazd służbowy" też nie wystarczy — ma być konkretny.
Skutek: zakwestionowanie całego okresu rozliczeniowego, nie pojedynczego wpisu.Wyjazd do innego miasta wrzucony w miesięczny ryczałt albo lokalne dojazdy rozliczane jako podróż służbowa, żeby uniknąć podatku.
Skutek: zaniżona zaliczka na PIT i składki ZUS, a przy kontroli — zaległość z odsetkami.Jak to wygląda u nas
Zbudowaliśmy trzy narzędzia, które obsługują ten proces od końca do końca — bez arkusza, w którym co miesiąc ktoś nadpisuje formuły.
Czym się różnimy
| Zeszyt lub Excel | System kadrowo-płacowy | smartapki | |
|---|---|---|---|
| Umowa o używanie pojazdu | szukasz wzoru w internecie | czasem w module dokumentów | generator z wariantami rozliczenia |
| Rozliczenie odcinek po odcinku | ręcznie, z ryzykiem błędu w formule | tak, w module delegacji | tak, z dokumentem do podpisu |
| Potrącenie 1/22 | liczone „na oko" | automatycznie | automatycznie, z wykazem dni |
| Aktualność stawek | pilnujesz sam | aktualizacje producenta | stawki aktualizowane centralnie |
| Koszt wejścia | zero | wdrożenie i abonament | konto i start w kilka minut |
Najczęstsze pytania
Czy pracownik może rozliczyć auto, którego nie jest właścicielem?
Tak. Przepis mówi o pojeździe niebędącym własnością pracodawcy — auto może należeć do współmałżonka, rodzica czy innej osoby, o ile pracownik używa go za jej zgodą. Warto zapisać to wprost w umowie.
Czy do kilometrówki dolicza się paliwo, autostrady i parking?
Paliwo, naprawy, przeglądy i ubezpieczenie mieszczą się w stawce za kilometr — to jej istota. Osobno rozlicza się natomiast opłaty za parkowanie i przejazd autostradą poniesione w podróży służbowej: pracodawca zwraca je na podstawie przedłożonych dokumentów.
Czy zleceniobiorcy przysługuje kilometrówka?
Rozporządzenie dotyczy pracowników. Ze zleceniobiorcą można umówić się na zwrot kosztów w umowie zlecenia — wtedy zasady wynikają z tej umowy, a nie z rozporządzenia. Zwolnienie z PIT dla podróży osoby niebędącej pracownikiem ma własną podstawę (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT) i dodatkowy warunek: należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu przez otrzymującego.
Czy ryczałt należy się za miesiąc, w którym pracownik nie jeździł wcale?
Nie. Jeżeli w żadnym dniu roboczym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, potrącenia obejmą cały miesiąc, a ryczałt wyniesie zero. Oświadczenie za taki miesiąc i tak warto złożyć — dokumentuje przyczynę.
Jak długo trzymać dokumenty kilometrówki?
Jak pozostałe dowody księgowe — 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przy sporze z pracownikiem znaczenie ma też trzyletni termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.
Czy kilometrówkę można prowadzić elektronicznie?
Tak. Przepisy nie narzucają formy — liczy się treść i możliwość weryfikacji. Ewidencja w aplikacji, arkuszu czy systemie z GPS jest równoważna papierowej książce przebiegu, o ile zawiera wszystkie wymagane elementy i jest potwierdzana przez pracodawcę.
Policz i wystaw dokumenty w kilka minut
Wpisz odcinki albo limit kilometrów, a dostaniesz kwotę, skutki w PIT i ZUS oraz gotowe rozliczenie do podpisu. Umowę, bez której nie ma wypłaty, wygenerujesz obok.
Stan prawny: sierpień 2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Wysokość stawki, limit kilometrów i sposób dokumentowania określa umowa zawarta z pracodawcą; w sprawach nietypowych skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.