Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę prowadzić kilometrówkę dla prywatnego auta używanego w działalności?
NIE — od 1 stycznia 2019 r. zniesiono kilometrówkę PIT dla prywatnych aut przedsiębiorcy. Zamiast tego obowiązuje stały limit 20% kosztów związanych z eksploatacją (paliwo, oleje, płyny) bez prowadzenia ewidencji. Dla aut z najmu krótkoterminowego lub użyczenia — limit 75% również bez ewidencji. Kilometrówka VAT (to narzędzie) dotyczy tylko samochodów firmowych w 100% służbowych (środek trwały, leasing) z chęcią odliczenia 100% VAT.
Czy to narzędzie obsługuje kilometrówkę pracownika do zwrotu kosztów?
NIE — to narzędzie dotyczy ewidencji VAT (art. 86a). Kilometrówka pracownika do zwrotu kosztów (PIT) to inny dokument, z innymi wymaganymi polami (adres zamieszkania kierowcy, pojemność silnika, stawka za 1 km). Aktualne stawki ustawowe (od 17.01.2023, Dz.U. 2023 poz. 5): samochód do 900 cm³ — 0,89 zł/km, powyżej 900 cm³ — 1,15 zł/km, motocykl — 0,69 zł/km, motorower — 0,42 zł/km. W tym narzędziu możesz wpisać stawkę opcjonalnie (dla rozliczeń wewnętrznych). Pełne narzędzie „Kilometrówka pracownika" z bazą pracowników, adresami i miesięcznym rachunkiem zwrotu — w kolejnej iteracji.
Jakie samochody są zwolnione z ewidencji przebiegu (art. 86a ust. 9 VAT)?
Ewidencji NIE wymagają: (1) pojazdy konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu ≥10 osób łącznie z kierowcą, (2) pojazdy o konstrukcji wykluczającej użycie prywatne (1 rząd siedzeń + przegroda + przestrzeń ładunkowa — tzw. „bus" firmowy), (3) pojazdy przeznaczone wyłącznie do odsprzedaży, sprzedaży lub leasingu jako przedmiot działalności (np. komis samochodowy), (4) pojazdy ciężarowe powyżej 3,5 t. W tych przypadkach wystarczy wpis do CRP-26 (zaświadczenie VAT-1 lub VAT-2 ze stacji diagnostycznej).
Kiedy trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Ewidencja jest obowiązkowa, jeśli chcesz odliczyć 100% VAT od kosztów eksploatacji samochodu firmowego (paliwo, naprawy, leasing, parking). Wynika to z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT — pojazd musi być wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, a sposób użytkowania wyklucza użycie do celów prywatnych. Bez ewidencji odliczasz tylko 50% VAT.
Co musi zawierać wpis w ewidencji?
Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, każdy wpis musi zawierać: (1) imię i nazwisko kierowcy, (2) datę i cel wyjazdu, (3) opis trasy (skąd, dokąd), (4) liczbę przejechanych kilometrów. Smartapki ma wszystkie te pola wymagane w formularzu — nie można zapisać niekompletnego wpisu.
Co to jest VAT-26 i kiedy trzeba go złożyć?
VAT-26 to informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, którą składa się do naczelnika urzędu skarbowego. Termin: do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem (art. 86a ust. 12 VAT). Niedopełnienie obowiązku = utrata prawa do pełnego odliczenia VAT. Smartapki generuje gotowy VAT-26 do druku.
Jakie samochody muszą mieć ewidencję przebiegu?
Ewidencji wymaga: (1) samochód osobowy o masie ≤3,5 t używany w 100% w działalności (chcesz 100% VAT), (2) samochód ciężarowy lub specjalny — jeśli nie spełnia wymogów konstrukcyjnych z art. 86a ust. 9 VAT. Pojazdy spełniające wymogi konstrukcyjne (np. bus o jednym rzędzie siedzeń) są zwolnione z ewidencji ale wymagają wpisu do KRS pojazdów konstrukcyjnych.
Co grozi za brak ewidencji lub błędne wpisy?
Najczęstsze sankcje: (1) utrata 50% VAT od kosztów eksploatacji (paliwo, naprawy, leasing) — kwoty 5-20 tys. zł/rok przy intensywnym użytkowaniu, (2) korekta deklaracji VAT wstecz nawet do 5 lat, (3) kary KKS za nierzetelne prowadzenie ewidencji (do 720 stawek dziennych). US bardzo szczegółowo kontroluje kompletność wpisów — brak jednego pola dyskwalifikuje cały okres.
Czy ewidencja może być prowadzona elektronicznie?
Tak — od 2014 roku ewidencję można prowadzić w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), o ile zawiera wszystkie wymagane elementy. Ważne: ewidencja musi być prowadzona na bieżąco (nie można uzupełniać wpisów po fakcie kontroli US). Smartapki zapisuje datę utworzenia każdego wpisu — pełna ścieżka audytu.