Kilometrówka PIT vs VAT 2026 — dla kogo, kiedy, jaki limit

2026-05-12 · smartapki.pl · Otwórz narzędzie

Najważniejsza zmiana: likwidacja kilometrówki PIT od 1.01.2019

Do końca 2018 roku przedsiębiorca używający prywatnego auta w prowadzonej działalności musiał prowadzić szczegółową kilometrówkę PIT (numer wpisu, data, trasa, km, stawka, kwota), aby zaliczyć wydatki w koszty firmy.

Od 1 stycznia 2019 r. ten obowiązek został zniesiony. W zamian wprowadzono stały limit kosztów:

• 20% wydatków eksploatacyjnych — dla prywatnego auta przedsiębiorcy używanego w działalności (paliwo, oleje, drobne naprawy)
• 75% wydatków — dla samochodów używanych na podstawie umowy użyczenia lub najmu krótkoterminowego
• 100% wydatków — gdy auto jest środkiem trwałym lub w leasingu + spełniasz warunki ewidencji + VAT-26

Bez ewidencji = automatyczny limit 20% lub 75%. Wybór należy do podatnika.

Aktualna mapa: kto prowadzi jaką kilometrówkę?

Sytuacja	PIT — ewidencja?	VAT — ewidencja?	Limit kosztów PIT	Odliczenie VAT
Prywatne auto przedsiębiorcy w działalności	❌ NIE (od 2019)	❌ NIE (limit 50%)	20%	50%
Auto z najmu krótkoterminowego/użyczenia	❌ NIE (od 2019)	❌ NIE (limit 50%)	75%	50%
Auto firmowe (środek trwały/leasing) w 100% służbowo	✅ TAK	✅ TAK (art. 86a)	100%	100%
Auto firmowe w trybie mieszanym	❌ NIE	❌ NIE	75%	50%
Pracownik używa prywatnego auta do firmy (zwrot kosztów)	✅ TAK (pracownika)	N/A	stawka × km	N/A

Kilometrówka pracownika — co zostało

Choć kilometrówka PIT dla aut prywatnych przedsiębiorcy została zniesiona, kilometrówka pracownika używającego prywatnego auta do firmy pozostała. Pracodawca zwraca pracownikowi koszty wg stawki ustawowej.

Aktualne stawki 2026 (rozp. MI z 25.03.2002 ze zmianą z 22.12.2022, Dz.U. 2023 poz. 5 — obowiązują od 17.01.2023):

• Samochód do 900 cm³: 0,89 zł/km
• Samochód powyżej 900 cm³: 1,15 zł/km
• Motocykl: 0,69 zł/km
• Motorower: 0,42 zł/km

Uwaga: Ministerstwo Infrastruktury przygotowało projekt nowego rozporządzenia obejmującego również pojazdy elektryczne, hybrydowe i wodorowe (kryterium ma być moc silnika, nie pojemność — próg 75 kW). Projektowane stawki: benzyna 1,04 / 1,34 zł, hybryda 0,83 / 1,10 zł, elektryk i wodór ryczałtem 0,60 zł/km. Projekt nie został jeszcze opublikowany w Dz.U. — do tego czasu obowiązują stawki z 2023 r.

Wymagana ewidencja zawiera: nazwisko + adres pracownika, numer rejestracyjny + pojemność silnika, opis trasy, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, liczbę faktycznie przejechanych km, stawkę, kwotę, podpis podatnika (pracodawcy).

To inny dokument niż kilometrówka VAT. Zwrot dla pracownika policzysz i wydrukujesz w Kalkulatorze kilometrówki, a podstawę wypłaty — umowę o używanie pojazdu prywatnego — wygenerujesz w narzędziu Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Zasady rozliczenia opisuje artykuł Kilometrówka pracownika 2026 — ryczałt czy zwrot za faktyczny przebieg.

Pojazdy zwolnione z ewidencji VAT (art. 86a ust. 9 VAT)

Niezależnie od powyższego, niektóre pojazdy są zwolnione z ewidencji VAT i automatycznie kwalifikują się do pełnego odliczenia:

1. Pojazdy konstrukcyjnie ≥10 osób — busy, mikrobusy (autobusy do 9+1 osób — jeżeli z dokumentów wynika takie przeznaczenie)
2. Konstrukcja wykluczająca prywatne użycie — np. samochód z 1 rzędem siedzeń + przegrodą + przestrzenią ładunkową (typowy „bus" firmowy)
3. Pojazdy do odsprzedaży/leasingu jako działalność gospodarcza — np. komis samochodowy, dealer aut
4. Pojazdy ciężarowe powyżej 3,5 t — od razu 100% VAT bez ewidencji

W tych przypadkach wystarczy zaświadczenie VAT-1 lub VAT-2 ze stacji diagnostycznej (potwierdzenie konstrukcji) + wpis do CRP-26 (Centralny Rejestr Pojazdów).

Jak wybrać tryb rozliczenia samochodu?

Pytanie kluczowe: czy auto jest używane w 100% służbowo?

Jeśli TAK (np. samochód handlowca, dostawcy, samochód flotowy):

• Status: środek trwały / leasing
• Zgłoś VAT-26 do US
• Prowadź ewidencję przebiegu
• Limit kosztów: 100%, odliczenie VAT: 100%
• Skorzystaj z tego narzędzia

Jeśli NIE (auto używane też prywatnie — dojazd do pracy, weekendy):

• Tryb mieszany — limit kosztów 75%, odliczenie VAT 50%
• Bez ewidencji
• Mniej oszczędności, ale mniej formalności

Jeśli używasz prywatnego auta w działalności (JDG, sp. z o.o.):

• Limit kosztów: 20% faktur za paliwo/oleje
• Bez ewidencji od 2019
• Bez VAT-26
• Brak prawa do pełnego VAT (max 50%)

Powiązane narzędzia i artykuły

• Ewidencja przebiegu pojazdu — dla 100% VAT od auta firmowego
• Jak prowadzić kilometrówkę 2026 — instrukcja krok po kroku
• VAT-26 — kiedy złożyć i jakie ma znaczenie
• Pełne odliczenie VAT od samochodu firmowego
• Portfel pojazdu — serwisy, ubezpieczenia, przeglądy