Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego zarząd nie może podpisać umowy pożyczki z własnym członkiem?
Bo przepis ma zapewnić niezależną ocenę warunków transakcji. Zgodnie z art. 210 § 1 KSH w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Umowa zawarta z naruszeniem tej zasady jest nieważna — także wtedy, gdy pieniądze wpłynęły na konto spółki; rozliczenie odbywa się wtedy na zasadach świadczenia nienależnego, co komplikuje księgi i rozliczenia podatkowe.
Kto może zostać pełnomocnikiem z art. 210 KSH?
Osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych — zwykle wspólnik spoza zarządu, prokurent, doradca albo pracownik spółki. Odradza się powoływanie innego członka zarządu: takie rozwiązanie bywa uznawane za obejście przepisu, którego celem jest niezależna kontrola. Pełnomocnikiem nie może być druga strona umowy — art. 108 KC zakazuje czynności „z samym sobą", chyba że treść pełnomocnictwa wyraźnie na to zezwala.
Czy zgoda i powołanie pełnomocnika to jedna uchwała czy dwie?
Mogą być w jednej uchwale i tak działa ten generator: § 1 zawiera zgodę na zawarcie umowy z członkiem organu (art. 15 § 1 KSH), § 2 opisuje warunki pożyczki, a § 3 powołuje pełnomocnika (art. 210 § 1 KSH). Istotne, żeby z treści jednoznacznie wynikały obie decyzje — to dwie różne podstawy prawne i dwa różne skutki: brak zgody oznacza nieważność czynności, a brak pełnomocnika — wadliwą reprezentację.
Jak dokładnie opisać warunki pożyczki w pełnomocnictwie?
Pełnomocnictwo szczególne powinno wskazywać konkretną czynność, więc warto określić: strony, maksymalną kwotę, zasady oprocentowania (np. stopa bazowa plus marża do 2,6 p.p.), termin i sposób zwrotu oraz dopuszczalne zabezpieczenia. Dzięki temu wiadomo, kiedy pełnomocnik przekroczyłby umocowanie — czynność wykraczająca poza jego granice wymaga potwierdzenia przez spółkę (art. 103 § 1 KC), a do tego czasu jest bezskuteczna.
W jakiej formie sporządzić pełnomocnictwo?
Zwykle wystarczy forma pisemna — umowa pożyczki nie wymaga formy szczególnej (przy kwocie powyżej 1000 zł potrzebna jest forma dokumentowa, w praktyce pisemna). Zasada z art. 99 § 1 KC mówi jednak, że pełnomocnictwo musi mieć tę samą formę co czynność: jeśli umowa miałaby formę aktu notarialnego, pełnomocnictwo także. Osobny przypadek to spółka jednoosobowa, w której jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu — wtedy nie powołuje się pełnomocnika, a umowę zawiera się przed notariuszem (art. 210 § 2 KSH).
Co zrobić, gdy umowa została już podpisana bez uchwały?
Zgodę wspólników można wyrazić także po zawarciu umowy — potwierdzenie ma moc wsteczną, ale musi nastąpić w terminie dwóch miesięcy od dnia dokonania czynności (art. 17 § 2 KSH). Po tym terminie umowa pozostaje nieważna. Gorzej wygląda naruszenie art. 210 KSH: wadliwej reprezentacji nie naprawia żadna uchwała — umowę trzeba zawrzeć ponownie, tym razem z udziałem pełnomocnika albo rady nadzorczej.
Gdzie przechowuje się uchwałę i pełnomocnictwo?
W księdze protokołów prowadzonej przez zarząd (art. 248 § 1 KSH) — trafiają tam uchwały wspólników wraz z dowodami zwołania zgromadzenia i pełnomocnictwami. Kopię pełnomocnictwa dołącza się do egzemplarza umowy pożyczki, bo to ono wykazuje umocowanie osoby podpisującej w imieniu spółki. Wspólnicy mają prawo przeglądać księgę protokołów i żądać odpisów uchwał.