Jak zarejestrować spółkę z o.o. w KRS — krok po kroku 2026

2026-05-08 · smartapki.pl · Otwórz narzędzie

Co to jest rejestracja spółki w KRS?

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) jest centralną, publiczną ewidencją podmiotów gospodarczych. Aby spółka z o.o. uzyskała osobowość prawną i mogła prowadzić działalność, musi zostać wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS (art. 12 § 1 KSH). Wpis ma charakter konstytutywny — to z dniem wpisu spółka staje się odrębnym podmiotem prawa.

Wniosek składa zarząd (wszyscy członkowie wpisani na umowie spółki) w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy (art. 169 KSH). Niezłożenie w terminie prowadzi do rozwiązania spółki w organizacji.

Dwie ścieżki rejestracji: notarialna vs S24

W 2026 roku można zarejestrować spółkę z o.o. w dwóch trybach:

1. Tradycyjna (notarialna) — umowa spółki w formie aktu notarialnego (art. 157 § 2 KSH). Pełna swoboda treści umowy. Czas: 7-30 dni od złożenia wniosku. Opłata KRS: 500 zł + 100 zł za ogłoszenie w MSiG.
2. System S24 (online) — wniosek elektroniczny przez system informatyczny ekrs.ms.gov.pl, wzorzec umowy bez modyfikacji. Czas: do 24 godzin (typowo). Opłata: 250 zł + 100 zł MSiG.

S24 jest tańszy i szybszy, ale ograniczony — nie pozwala wnieść wkładu niepieniężnego (aportu), nie można dowolnie kształtować umowy. Dla bardziej skomplikowanych konstrukcji (kilka klas udziałów, specyficzne klauzule) konieczna ścieżka notarialna.

Kompletna lista dokumentów do wniosku KRS

Niezależnie od trybu, do wniosku o rejestrację dołącza się:

• Formularz KRS-W3 — główny wniosek o pierwszą rejestrację spółki z o.o. (lub KRS-S24 dla trybu elektronicznego)
• Umowa spółki — akt notarialny (tryb tradycyjny) lub treść z systemu S24
• Lista wspólników — z imionami, nazwiskami, PESEL, adresami i liczbą udziałów (art. 167 § 1 KSH). Wygeneruj wzór →
• Informacja o adresach członków zarządu — art. 19a ust. 5 ustawy o KRS, zawiera adresy do doręczeń. Wygeneruj →
• Oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego — wszystkich wspólników, że wkłady zostały wniesione (art. 167 § 1 pkt 2 KSH). Wygeneruj →
• Lista osób uprawnionych do powołania zarządu — wskazanie organu (Zgromadzenie Wspólników lub Rada Nadzorcza)
• Oświadczenie o niebyciu cudzoziemcem — gdy spółka nabywa nieruchomości (ustawa o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców)
• Zgody członków zarządu na powołanie — pisemne zgody każdego z członków (art. 19a ust. 5 KRS)
• Wzory podpisów — notarialnie poświadczone podpisy członków zarządu (art. 167 § 4 KSH)
• Dowód uiszczenia opłaty — 250/500 zł + 100 zł MSiG (potwierdzenie przelewu)

Jakie dane spółki musi zawierać wniosek?

Zgodnie z art. 38 KRS, wniosek o pierwszą rejestrację zawiera m.in.:

• Firma (nazwa) spółki — pełna i ewentualnie skrócona
• Siedziba (miasto) i adres
• Kapitał zakładowy i jego struktura (liczba udziałów, wartość nominalna 1 udziału — min. 50 zł)
• Wspólnicy posiadający co najmniej 10% udziałów (z PESEL/KRS, adresami, liczbą udziałów)
• Skład zarządu (każdy członek z PESEL i adresem)
• Sposób reprezentacji (np. „dwóch członków łącznie", „każdy samodzielnie")
• Przedmiot działalności wg kodów PKD (do 10 kodów)
• Czas trwania spółki (zwykle „nieoznaczony")

Sąd rejestrowy — gdzie złożyć wniosek?

Wniosek składa się do sądu rejonowego — sądu gospodarczego — wydziału KRS właściwego dla siedziby spółki. Przykładowo:

• Spółka z siedzibą w Warszawie — Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS
• Spółka w Krakowie — Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy KRS
• Spółka w Gdańsku — Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ, VII Wydział Gospodarczy KRS

W trybie S24 wniosek trafia do sądu właściwego automatycznie po wskazaniu siedziby. W trybie tradycyjnym — należy wybrać właściwy wydział.

Czas rozpatrzenia wniosku

Sąd ma 7 dni na rozpatrzenie wniosku elektronicznego (S24) i 30 dni na rozpatrzenie wniosku tradycyjnego (papierowego). W praktyce S24 to zazwyczaj 1-3 dni robocze, tradycyjny — 2-6 tygodni w zależności od obciążenia sądu.

Po rejestracji sąd nadaje spółce numer KRS (10 cyfr) i ogłasza wpis w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Spółka otrzymuje również numer NIP i REGON (CEIDG i ZUS są zawiadamiane automatycznie).

Po rejestracji — co dalej?

Z chwilą wpisu spółka uzyskuje osobowość prawną. Zarząd jest zobowiązany do:

• Otwarcia rachunku bankowego firmowego (NIP otrzymujesz automatycznie)
• Zgłoszenia do ZUS jako płatnika składek (gdy zatrudnienie pracowników)
• Zgłoszenia do VAT jeśli przekroczenie progu lub dobrowolnie
• Prowadzenia księgowości (pełna księgowość obowiązkowa od dnia rejestracji)
• Zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do CRBR w ciągu 14 dni

Najczęstsze błędy przy rejestracji

• Błędne kody PKD — spółka może wykonywać tylko działalność wskazaną w umowie i zarejestrowaną w KRS
• Niewłaściwa reprezentacja — sposób reprezentacji w umowie musi być zgodny ze sposobem zgłoszenia w KRS-W3
• Brak adresu do doręczeń członka zarządu — adres jest obowiązkowy (art. 19a ust. 5 KRS), inny niż adres zamieszkania
• Brak zgody członka zarządu na powołanie — od 1.10.2018 obowiązkowa pisemna zgoda
• Niewłaściwa wartość nominalna udziału — minimum 50 zł (art. 154 § 1 KSH), kapitał musi być iloczynem liczby udziałów × wartości nominalnej

Zarządzaj sprawami KRS w smartapki

W narzędziu Dokumenty KRS możesz prowadzić listę spraw (rejestracja, zmiana danych) z statusem Planowana → W trakcie → Złożona → Zakończona. Dla każdej sprawy generujesz komplet załączników na podstawie danych z karty podmiotu — wystarczy wypełnić raz, dane są dostępne we wszystkich narzędziach (Zgromadzenie Wspólników, KSeF, Raporty Kasowe).

Powiązane narzędzia i artykuły

• Dokumenty KRS — narzędzie systemowe do zarządzania sprawami KRS i generowania kompletu załączników
• Informacja o adresach zarządu — generator dokumentu
• Lista wspólników — generator
• Oświadczenie o pokryciu kapitału — generator
• Zgromadzenia Wspólników — system tool po rejestracji
• Zmiana danych w KRS — formularz KRS-Z3