Zmiana danych spółki w KRS — formularz KRS-Z3, terminy, opłaty 2026

2026-05-08 · smartapki.pl · Otwórz narzędzie

Kiedy trzeba zgłosić zmianę do KRS?

Zgodnie z art. 22 ustawy o KRS, każda zmiana danych podlegających wpisowi do rejestru musi być zgłoszona w terminie 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniającej zmianę. Dotyczy to m.in.:

• Zmiany w zarządzie — powołanie, odwołanie, rezygnacja członka zarządu
• Zmiany sposobu reprezentacji — np. z jednoosobowej na łączną
• Zmiany kapitału zakładowego — podwyższenie lub obniżenie
• Zmiany w gronie wspólników — zbycie udziałów (gdy wspólnik posiada ≥10% kapitału)
• Zmiany siedziby — adres siedziby spółki
• Zmiany przedmiotu działalności — kody PKD
• Zmiany w Radzie Nadzorczej (jeśli powołana)
• Zmiany umowy spółki — każda zmiana wymaga aktu notarialnego

Niezgłoszenie w terminie prowadzi do postępowania przymusowego przez sąd rejestrowy (art. 24 KRS) i potencjalnie do kar porządkowych dla członków zarządu.

Formularz KRS-Z3 — co to jest?

KRS-Z3 to główny formularz wniosku o zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców (a nie pierwszą rejestrację — ta jest na KRS-W3). Składa się go elektronicznie przez system Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl). Od 1 lipca 2021 r. obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna — papierowy wniosek jest odrzucany.

Do KRS-Z3 dołącza się załączniki specjalistyczne w zależności od rodzaju zmiany:

• KRS-ZK — zmiany w organach reprezentujących (zarząd)
• KRS-ZN — zmiana sposobu reprezentacji
• KRS-WK — zmiany w organach nadzoru (RN)
• KRS-ZE — zmiana w gronie wspólników/akcjonariuszy
• KRS-ZM — zmiana przedmiotu działalności (PKD)
• KRS-ZF — zmiana danych finansowych (kapitał, udziały)
• KRS-WC — wniosek o wpis o zmianę umowy spółki

Najczęstsze zmiany — szczegółowo

1. Zmiana zarządu (powołanie/odwołanie członka)

Wymaga uchwały organu uprawnionego (zwykle Zgromadzenia Wspólników — art. 201 § 4 KSH lub Rady Nadzorczej, jeśli statut tak stanowi). Do KRS-Z3 dołącza się:

• Uchwałę Zgromadzenia Wspólników o powołaniu/odwołaniu
• Pisemną zgodę nowego członka zarządu na powołanie (art. 19a ust. 5 KRS)
• Informację o adresie nowego członka zarządu (adres do doręczeń)
• Wzór podpisu nowego członka — notarialnie poświadczony
• Aktualną listę osób uprawnionych do powoływania zarządu

2. Zmiana siedziby spółki

Wymaga zmiany umowy spółki (art. 255 § 1 KSH) — czyli aktu notarialnego. Następnie wniosek na KRS-Z3 + KRS-WC. Jeśli zmiana powoduje zmianę właściwości sądu rejestrowego (przeprowadzka między miastami) — sąd przekazuje akta do nowego sądu właściwego.

3. Podwyższenie kapitału zakładowego

Złożona procedura: uchwała Zgromadzenia Wspólników (art. 257 KSH), oświadczenia o objęciu nowych udziałów, pokrycie wkładami. Do KRS-Z3 dołącza się m.in. KRS-ZF, oświadczenie zarządu o pokryciu, listę wspólników po podwyższeniu, akt notarialny ze zmianą umowy.

4. Zbycie udziałów (zmiana wspólnika)

Zgłaszane gdy nowy wspólnik posiada ≥10% kapitału (art. 38 pkt 8c KRS). Wymaga aktu notarialnego (art. 180 § 1 KSH) + KRS-Z3 + KRS-ZE. Dołącza się aktualną listę wspólników i kopię umowy zbycia.

Opłaty za zmianę w KRS

• 250 zł — zmiana w trybie elektronicznym (KRS-Z3 przez PRS)
• 100 zł — opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (obowiązkowa)
• Łącznie: 350 zł za standardową zmianę
• Niektóre zmiany (np. zmiana umowy spółki ze zmianą kapitału) — opłaty mogą być wyższe

Terminy — kiedy złożyć wniosek?

• 7 dni od zaistnienia zmiany (art. 22 KRS) — termin obowiązkowy
• Sąd rozpatruje wniosek w 7 dni (art. 20a KRS) od daty rozpatrzenia, ale w praktyce 1-3 dni roboczych w PRS
• Wpis ma charakter konstytutywny dla zmian zarządu i kapitału — skutek prawny dopiero z dniem wpisu

Sankcje za niewykonanie obowiązku

Niezgłoszenie w terminie (lub niezgłoszenie w ogóle) powoduje:

• Postępowanie przymusowe — sąd może nałożyć grzywnę 1.000-15.000 zł na każdego członka zarządu (art. 24 KRS)
• Odpowiedzialność za szkodę wobec wierzycieli, którzy działali w zaufaniu do nieaktualnych danych (art. 17 KRS)
• Odmowa rozpatrzenia kolejnego wniosku (np. RDF, sprawozdania) gdy zarząd nie figuruje w KRS
• Brak możliwości reprezentacji — nowy członek zarządu nie figurujący w KRS nie może skutecznie reprezentować spółki wobec banku, urzędów, kontrahentów

Zarządzaj zmianami systematycznie

W narzędziu Dokumenty KRS możesz prowadzić listę spraw KRS z podziałem na pierwszą rejestrację i zmiany. Dla każdej sprawy:

• Zapisz typ (rejestracja/zmiana), tytuł, podmiot
• Generuj komplet załączników z danych karty podmiotu
• Śledź status: Planowana → W trakcie → Złożona (snapshot danych) → Zakończona
• Dokumenty z kart podmiotu (zarząd, wspólnicy, RN) wstawiane są automatycznie do każdej sprawy
• Po złożeniu wniosku — dane są zamrażane (snapshot), późniejsze zmiany w karcie nie wpływają na dokumenty już złożone

Powiązane narzędzia i artykuły

• Dokumenty KRS — narzędzie systemowe do zarządzania sprawami i generowania załączników
• Uchwała o powołaniu członka zarządu — generator
• Uchwała o odwołaniu członka zarządu — generator
• Zgromadzenia Wspólników — pełen workflow ZZW
• Jak zarejestrować spółkę w KRS — krok po kroku
• Powołanie członka zarządu — procedura
• Odwołanie członka zarządu — art. 203 KSH