Najczęściej zadawane pytania
Jak rozliczać spłatę raty — najpierw kapitał czy odsetki?
Najpierw odsetki. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, wpłatę dłużnika zalicza się w pierwszej kolejności na należności uboczne, czyli odsetki, a dopiero potem na kapitał (art. 451 § 1 KC). Rejestr robi to automatycznie: przy każdej spłacie nalicza odsetki na dzień operacji, pokrywa je z wpłaty, resztę zalicza na kapitał i od części odsetkowej wylicza podatek według statusu wspólnika. W przelewie warto wpisywać tytuł „spłata raty nr X: kapitał … zł, odsetki … zł".
Jak zaksięgować pożyczkę od wspólnika?
Kwota kapitału to zobowiązanie spółki wobec wspólnika (konto rozrachunków, w podziale na część długo- i krótkoterminową), a nie przychód. Odsetki nalicza się memoriałowo na koniec każdego okresu — w koszty finansowe i na rozrachunki z tytułu odsetek. Przy wypłacie: rozrachunki odsetkowe po stronie Wn, rachunek bankowy po stronie Ma w kwocie netto i rozrachunki publicznoprawne w kwocie pobranego podatku. Sama spłata kapitału zmniejsza zobowiązanie i jest podatkowo neutralna.
Kiedy odsetki stają się kosztem podatkowym?
Dopiero w momencie faktycznej zapłaty albo kapitalizacji (art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT). Odsetki naliczone, ale niezapłacone, widnieją w księgach rachunkowych i w rejestrze, natomiast nie pomniejszają podstawy opodatkowania. Dodatkowo zapłacone odsetki podlegają limitowi kosztów finansowania dłużnego z art. 15c ustawy o CIT — wyższa z kwot: 3 mln zł albo 30% podatkowej EBITDA, a nadwyżka przechodzi na kolejnych 5 lat.
Jakie deklaracje składa spółka od wypłaconych odsetek?
Przy wspólniku będącym polską osobą fizyczną — PIT-8AR do końca stycznia za rok poprzedni, a sam podatek wpłaca się do 20. dnia miesiąca po pobraniu. Przy nierezydentach: CIT-10Z do końca pierwszego miesiąca po roku podatkowym oraz informacje IFT-2R (osoby prawne, zwykle do końca marca) i IFT-1R (osoby fizyczne, do końca lutego); podatek od wypłat na rzecz osób prawnych wpłaca się do 7. dnia miesiąca po wypłacie. Zakładka „Podatek" zestawia kwoty w podziale na wspólników i miesiące.
Czy rejestr obsługuje kilka spółek?
Tak. Każdy podmiot ma osobny rejestr z własną numeracją P-N/RRRR, a dane podmiotów są wspólne dla wszystkich narzędzi smartapki — wpisujesz je raz i korzystasz z nich także w rejestrze umów, raporcie kasowym czy dokumentach KRS. Dostępem do rejestru danej spółki zarządzasz przez udostępnienie podmiotu współpracownikom (np. księgowej) z odpowiednią rolą.
Co zrobić, gdy wspólnik umorzy pożyczkę?
Umorzenie księguje się w rejestrze jako osobną operację pomniejszającą kapitał. Podatkowo umorzona kwota jest dla spółki przychodem — zwolnienie z długu stanowi nieodpłatne świadczenie (art. 12 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o CIT). Dlatego zamiast umorzenia często korzystniejsza bywa konwersja wierzytelności na kapitał zakładowy albo dopłaty — decyzję warto skonsultować z doradcą podatkowym przed podpisaniem oświadczenia o zwolnieniu z długu.
Czy rejestr przypomni o terminach spłat?
Zakładka „Terminy" pokazuje wszystkie niezapłacone raty ze wszystkich aktywnych pożyczek, miesiąc po miesiącu, z oznaczeniem rat po terminie i tych wymagalnych w najbliższych dwóch tygodniach. Dzięki temu przed każdym przelewem widać, ile z raty przypada na kapitał, a ile na odsetki — i jaki podatek trzeba pobrać przy wypłacie części odsetkowej.