Najczęściej zadawane pytania
W jakim terminie trzeba rozliczyć delegację?
Pracownik składa rozliczenie kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia (§ 5 ust. 1 rozporządzenia), dołączając dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki — rachunki, faktury, bilety. Wymóg dokumentów nie dotyczy diet ani wydatków objętych ryczałtami (nocleg, dojazdy miejscowe), bo te liczy się kwotowo, a nie z rachunku.
Jak policzyć dietę za niepełną dobę?
Przy podróży krótszej niż doba: do 8 godzin dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin przysługuje połowa, powyżej 12 godzin — cała. Przy podróży dłuższej niż doba za każdą pełną dobę należy się 100% diety, a za niepełną dobę: do 8 godzin połowa, ponad 8 godzin całość (§ 7 ust. 1 i 2). Generator liczy to z wpisanych godzin wyjazdu i powrotu.
O ile zmniejsza dietę zapewnione wyżywienie?
Każdy bezpłatny posiłek zmniejsza dietę: śniadanie o 25%, obiad o 50%, kolacja o 25% (§ 7 ust. 4). Liczy się także wyżywienie w cenie hotelu, szkolenia czy biletu — dlatego w rozliczeniu podaje się liczbę posiłków zapewnionych w całej podróży. Dieta nie może zejść poniżej zera, nawet gdy pracodawca zapewnił wszystkie posiłki.
Nocleg z rachunku czy ryczałt?
Jeśli pracownik przedstawi rachunek, pracodawca zwraca koszt noclegu do 20-krotności diety, czyli do 900 zł za noc; kwotę wyższą można zwrócić za zgodą pracodawcy (§ 8 ust. 2). Bez rachunku przysługuje ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł za noc — pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin między 21:00 a 7:00. Gdy nocleg zapewnił pracodawca, nie należy się nic.
Co, jeśli zaliczka była wyższa niż koszty podróży?
Pracownik zwraca różnicę — w rozliczeniu pokazuje ją pozycja „Do zwrotu przez pracownika". Zwrot gotówki do kasy dokumentuje dowód KP. Gdy pracownik nie rozliczy zaliczki, pracodawca może potrącić ją z wynagrodzenia bez jego zgody (art. 87 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy) — to wyjątek od zasady, że potrącenia wymagają pisemnej zgody pracownika.
Czy rozliczenie delegacji jest opodatkowane?
Nie, dopóki kwoty mieszczą się w limitach z rozporządzenia: należności za czas podróży służbowej są wolne od podatku (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT) i nie wchodzą do podstawy wymiaru składek ZUS (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego). Nadwyżka ponad limity — na przykład wyższa dieta przyznana w regulaminie wynagradzania — jest przychodem pracownika i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.