Jak złożyć sprawozdanie zarządu do KRS i RDF w 2026 r. — instrukcja krok po kroku

2026-05-06 · smartapki.pl · Otwórz narzędzie

Co to RDF i kiedy złożyć?

RDF (Repozytorium Dokumentów Finansowych) to platforma Krajowego Rejestru Sądowego, w której spółki wpisane do KRS składają roczne dokumenty finansowe — w pełni online, bezpłatnie. RDF jest dostępne pod adresem ekrs.ms.gov.pl w sekcji „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych".

Termin złożenia: 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania uchwałą Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników. Podstawa: art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz art. 19a ust. 5d ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Dla typowej spółki z rokiem obrotowym = kalendarzowym kalendarz wygląda tak:

  • do 30 czerwca — Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników (zatwierdzenie sprawozdań — art. 231 § 1 KSH)
  • do 15 lipca — złożenie do RDF (15 dni od zatwierdzenia)

Co musi zawierać paczka dokumentów?

Pełen komplet dokumentów składanych do RDF:

  1. Sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej XML (schema MF) — bilans, RZiS, informacja dodatkowa, ewentualnie RPP i zestawienie zmian w kapitale
  2. Sprawozdanie z działalności w PDF (jeśli spółka nie korzysta ze zwolnienia z art. 49 ust. 4 uor — zob. artykuł o zwolnieniu)
  3. Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w PDF — wzór smartapki
  4. Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania zarządu (jeśli sporządzono) — wzór smartapki
  5. Uchwała o podziale zysku / pokryciu straty — wzór smartapki
  6. Sprawozdanie z badania — TYLKO jeśli spółka podlega obowiązkowemu badaniu (art. 64 uor)

Uchwały o absolutorium dla zarządu (art. 231 § 2 pkt 3 KSH) nie składa się do RDF — pozostaje w księdze protokołów spółki.

Krok po kroku — proces składania w RDF

Krok 1. Logowanie do eKRS

Wejdź na ekrs.ms.gov.pl → „Repozytorium Dokumentów Finansowych" → „Złożenie dokumentów finansowych". Logowanie wymaga profilu zaufanego ePUAP, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub e-dowodu. Logować się musi członek zarządu wpisany do KRS — system weryfikuje uprawnienia po PESEL/NIP.

Krok 2. Wyszukanie spółki

Wpisz numer KRS spółki. System pokaże dane wpisane do rejestru (nazwa, adres, kapitał, zarząd) — sprawdź zgodność. Jeśli zarząd w KRS jest nieaktualny — najpierw zgłoś zmianę przez narzędzie Dokumenty KRS (formularz KRS-Z3 lub odpowiedni).

Krok 3. Wybór roku obrotowego

Wskaż okres, którego dotyczą sprawozdania (np. „01.01.2025 – 31.12.2025"). System sprawdza, czy poprzednie sprawozdanie zostało złożone — niesłożone sprawozdania za ubiegłe lata blokują nowy wpis (najpierw nadrabiamy zaległości).

Krok 4. Załączenie plików

System wymaga załączenia plików w odpowiednich formatach:

  • Sprawozdanie finansowe — plik XML (max ~10 MB) z osobno dołączonym podpisem XAdES (jeśli sprawozdanie sporządzone w pliku zewnętrznym)
  • Sprawozdanie z działalności — PDF z elektronicznym podpisem (każdy członek zarządu osobno)
  • Uchwały — PDF z podpisem przewodniczącego ZZW (lub e-podpisem osoby upoważnionej)
  • Sprawozdanie z badania — PDF z podpisem biegłego rewidenta (numer w KIBR)

Limit rozmiaru: pojedynczy plik max ~10 MB; jeśli skan PDF jest duży — skompresuj (np. PDF Compress).

Krok 5. Podpis paczki przez członka zarządu

Po załączeniu plików system pyta o podpisanie całej paczki zgłoszeniowej przez osobę składającą — wymaga e-podpisu (najczęściej ePUAP). Podpis paczki nie zastępuje podpisów na poszczególnych dokumentach — to jest dodatkowy „certyfikat złożenia".

Krok 6. Wysyłka i potwierdzenie

System wysyła zgłoszenie do RDF i zwraca numer referencyjny zgłoszenia. Wkrótce potem (zwykle 1–3 dni roboczych) sprawozdanie pojawia się w publicznym RDF — każda osoba może je pobrać bez logowania, bezpłatnie.

Format plików i podpisy — szczegóły techniczne

Sprawozdanie finansowe — XML

Plik XML musi być zgodny z strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów (BIP MF, sekcja KSeF/struktury sprawozdań finansowych). Generuje go zwykle program księgowy (Symfonia, Comarch, enova) lub aplikacja e-Sprawozdania Finansowe MF (bezpłatna, pod adresem e-sprawozdania.mf.gov.pl).

Podpis XAdES (XML Advanced Electronic Signature) może być:

  • otaczający (enveloped) — podpis wewnątrz XML
  • otoczony (enveloping) — XML wewnątrz podpisu
  • zewnętrzny (detached) — osobny plik .xades obok XML

Sprawozdanie z działalności — PDF

Brak wymogu strukturalnego — wystarczy zwykły PDF, podpisany elektronicznie przez wszystkich członków zarządu. Każdy podpis dodaje warstwę certyfikatu — ostatecznie PDF zawiera kilka osadzonych podpisów (widoczne w panelu „Podpisy" w Adobe Acrobat). Generator smartapki tworzy gotowy PDF z miejscami na podpisy zarządu.

Uchwały — PDF

Uchwały podpisuje przewodniczący ZZW (i sekretarz, jeśli wybrany) — najczęściej w formie skanu z podpisami odręcznymi lub PDF z e-podpisem. Oba sposoby są dopuszczalne, ale forma elektroniczna z e-podpisem przewodniczącego jest pewniejsza (mniej kwestionowana przez sąd KRS).

Najczęstsze problemy techniczne

  1. „Plik XML nie zgadza się ze schemą" — używaj aktualnej wersji schemy z BIP MF. Stary plik z 2023 r. nie przejdzie walidacji w 2026 r.
  2. „Brak podpisu na sprawozdaniu finansowym" — XML musi mieć podpis XAdES, nie wystarczy podpisanie samego ZIP-a. Sprawdź w aplikacji e-Sprawozdania, czy podpis jest zachowany.
  3. „Podpis nieważny" — certyfikat ePUAP wygasł lub podpis kwalifikowany ma datę po terminie ważności. Wygeneruj nowy podpis.
  4. „Niespójność danych z KRS" — system odrzuca, gdy zarząd składający dokumenty nie figuruje w KRS. Najpierw zaktualizuj wpis (KRS-Z3).
  5. „Plik za duży" — ścieśnij PDF (np. tools/Adobe Acrobat: Reduce File Size) lub usuń skany high-resolution.
  6. „Brak zatwierdzonej uchwały" — w paczce musi być uchwała ZZW. Bez niej sprawozdanie traktowane jako „niezatwierdzone".
  7. „Niezgodność walut/jednostek" — sprawozdanie musi być w PLN, kwoty zaokrąglone do groszy lub tysięcy zł.

Co po złożeniu?

Po wysyłce dokumenty trafiają do weryfikacji wstępnej przez system (24–72 h). Jeśli paczka jest poprawna — sprawozdania są publikowane w RDF. Jeśli system wykryje błąd, otrzymasz e-mail z opisem problemu.

Sprawozdania w RDF są publiczne i bezpłatne — każdy (wspólnik, kontrahent, bank, dziennikarz) może je pobrać. To nie nawyk dyskrecjonalny — RDF jest informatorem komercyjnym dostępnym całemu rynkowi.

Sprawozdanie nie podlega zwrotowi merytorycznemu — sąd KRS sprawdza tylko zgodność formalną (komplet dokumentów, terminowość). Treść merytoryczna sprawozdania jest oceniana wyłącznie przez:

  • Wspólników na ZZW
  • Radę nadzorczą (jeśli jest)
  • Biegłego rewidenta (jeśli badanie)
  • Kontrahentów / banki / urząd skarbowy (po publikacji w RDF)

Sankcje za niezłożenie / opóźnienie

Naruszenie obowiązku złożenia sprawozdań do KRS:

  • Grzywna z art. 24 ustawy o KRS — w przypadku ponaglenia sąd nakłada grzywnę porządkową
  • Postępowanie o rozwiązanie spółki — w skrajnych przypadkach (powtarzające się niezłożenie przez kilka lat) — art. 25a ustawy o KRS
  • Wpis o niezłożeniu w sekcji 6 KRS — widoczny dla każdego, kto sprawdza spółkę
  • Odpowiedzialność członków zarządu — art. 79 pkt 4 uor (grzywna lub ograniczenie wolności) za niesporządzenie sprawozdania w terminie
  • Naruszenie kowenantów kredytowych — większość banków wymaga „regularnego składania sprawozdań do KRS" jako warunek umowy kredytowej

Praktyczna rada: jeśli z jakiegokolwiek powodu nie zdążysz w terminie 15 dni — złóż jak najszybciej po terminie. Każdy dzień opóźnienia liczy się, ale samo opóźnienie nie blokuje przyjęcia dokumentów.

Pełen workflow — od końca roku obrotowego do RDF

  1. 31 grudnia — koniec roku obrotowego
  2. do 31 marca — księgowość zamyka księgi, sporządza sprawozdanie finansowe; zarząd sporządza sprawozdanie z działalności (zob. termin i podpisy)
  3. do połowy maja — zarząd zwołuje ZZW (zaproszenia min. 14 dni przed) — wzór zaproszenia
  4. do 30 czerwca — ZZW: zatwierdzenie sprawozdań, podział zysku, absolutoria
  5. do 15 lipca — złożenie paczki w RDF (eKRS)
  6. do 18 lipca — sprawozdania publikowane w RDF, dostępne dla każdego

Powiązane narzędzia smartapki

Wypróbuj narzędzie za darmo

Sprawozdanie zarządu wygenerujesz w PDF gotowym do podpisu elektronicznego — wystarczy podpisać przez ePUAP i dołączyć do paczki RDF.

Otwórz Sprawozdania Zarządu z Działalności

Powiązane poradniki

Polecenie wyjazdu służbowego 2026 — wzór, co musi zawierać, zaliczka

Rozliczenie delegacji krok po kroku 2026 — druk, terminy, saldo zaliczki

Pracodawca nie wypłacił ekwiwalentu za urlop — co zrobić krok po kroku