Najczęściej zadawane pytania
Po co firmie rejestr pełnomocnictw?
W firmie z kilkoma osobami decyzyjnymi (zarząd, prokurenci, kierownicy) łatwo stracić kontrolę nad tym, kto aktualnie ma prawo reprezentować firmę i w jakim zakresie — a to realne ryzyko prawne i finansowe. Co gorsza, czynność pełnomocnika dokonana po wygaśnięciu umocowania może być ważna wobec kontrahenta działającego w dobrej wierze (art. 105 KC). Rejestr pokazuje stan uprawnień na jednym ekranie (macierz „Kto może co?"), pilnuje terminów i dokumentuje każde odwołanie.
Czym różni się pełnomocnictwo ogólne, rodzajowe, szczególne i prokura?
Ogólne obejmuje czynności zwykłego zarządu i wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 98 i 99 § 2 KC). Rodzajowe dotyczy określonej kategorii czynności (np. podpisywanie umów handlowych), szczególne — jednej konkretnej czynności. Prokura (art. 109¹ KC) to najszersze umocowanie przedsiębiorcy rejestrowego: czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa; podlega zgłoszeniu do KRS. Wzory znajdziesz też w generatorze pełnomocnictwa do zawarcia umowy.
Jak skutecznie odwołać pełnomocnictwo?
Pełnomocnictwo można odwołać w każdym czasie (art. 101 § 1 KC) — oświadczenie jest skuteczne z chwilą doręczenia pełnomocnikowi. Kluczowe jest jednak poinformowanie kontrahentów: wobec osób trzecich działających w dobrej wierze czynność byłego pełnomocnika może pozostać ważna (art. 105 KC). Rejestr generuje dokument odwołania jednym kliknięciem z karty pełnomocnictwa, zmienia status i zapisuje w logu, kto i kiedy odwołał. Wygaśnięcie prokury zgłasza się do rejestru przedsiębiorców (art. 109⁸ KC).
Do czego służy widok „Kto może co?"
To macierz osoba × zakres uprawnień: od razu widzisz, kto w firmie może podpisywać umowy handlowe, reprezentować firmę przed urzędami, dysponować rachunkiem bankowym czy prowadzić sprawy pracownicze — wraz z ograniczeniami kwotowymi (np. „do 50 000 zł") i datami wygaśnięcia. Prokura z mocy ustawy obejmuje wszystkie obszary. Taki wykaz przydaje się przy audycie, dla banku i dla kontrahenta weryfikującego umocowanie — wydrukujesz go jako rejestr aktywnych pełnomocnictw PDF.
Co się dzieje, gdy pełnomocnictwo terminowe wygaśnie?
Rejestr przypomina e-mailem 30 i 7 dni przed datą wygaśnięcia, a po jej upływie automatycznie zmienia status na „wygasłe" z wpisem do logu zmian. Dla pełnomocnictw bezterminowych raz w roku (w styczniu) generowane jest przypomnienie o przeglądzie — sprawdzasz, czy wszystkie są nadal aktualne. Termin wygaśnięcia możesz też dodać do Mojego kalendarza.
Kto ma dostęp do rejestru i skanów dokumentów?
Dodawanie, edycja i odwoływanie pełnomocnictw podmiotu to uprawnienie wyłącznie administratora podmiotu (zwykle zarząd lub właściciel). Pozostali użytkownicy z dostępem widzą stan uprawnień, ale skany dokumentów pełnomocnictw — jako dane wrażliwe — pozostają dostępne tylko dla administratorów. Dane podmiotów są współdzielone z innymi narzędziami smartapki, m.in. Rejestrem Umów i Rejestrem Korespondencji.