Kilometrówka pracownika 2026 — ryczałt czy zwrot za faktyczny przebieg

2026-08-21 · smartapki.pl · Otwórz narzędzie

Pracownik pojechał własnym autem na spotkanie z klientem, przywiózł 723 kilometry z trzech odcinków i pyta, ile dostanie zwrotu. Odpowiedź zależy od jednej rzeczy: czy to była podróż służbowa, czy jazda lokalna. Od tego zależy nie tylko kwota, ale też to, czy zwrot będzie opodatkowany, jakie dokumenty trzeba podpisać i co pracodawca zaliczy do kosztów.

Stawki za 1 kilometr — bez zmian w 2026 roku

Maksymalne stawki wynikają z § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. i obowiązują w brzmieniu nadanym 17 stycznia 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 5):

• samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ — 0,89 zł
• samochód osobowy powyżej 900 cm³ — 1,15 zł
• motocykl — 0,69 zł
• motorower — 0,42 zł

To kwoty maksymalne. Pracodawca może ustalić w umowie stawkę niższą, ale wyższa nie będzie jego kosztem uzyskania przychodu (art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT). Decyduje pojemność silnika z dowodu rejestracyjnego, nie rodzaj paliwa — auto elektryczne rozlicza się według stawki dla pojazdów powyżej 900 cm³.

Podróż służbowa: płacisz za faktyczne kilometry

Gdy pracownik na Twoje polecenie wyjeżdża poza miejscowość, w której ma miejsce pracy, i za Twoją zgodą jedzie prywatnym autem (§ 3 ust. 4 rozporządzenia o należnościach z tytułu podróży służbowej), zwrot to prosty iloczyn: liczba przejechanych kilometrów × stawka.

Przykład z trzema odcinkami — Olsztyn → Warszawa (213 km), Warszawa → Gdańsk (339 km), Gdańsk → Olsztyn (171 km) — to 723 km. Przy stawce 1,15 zł daje 831,45 zł. Każdy odcinek musi być w rozliczeniu widoczny osobno, z datą, trasą i celem wyjazdu. Gotowy dokument z takim wykazem wystawisz w Kalkulatorze kilometrówki.

Podatkowo to najkorzystniejszy wariant: zwrot do wysokości kilometrówki jest wolny od podatku (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT) i nie wchodzi do podstawy wymiaru składek ZUS.

Jazdy lokalne: ryczałt albo ewidencja

Jazdy w granicach miejscowości, w której pracownik ma miejsce pracy, rozlicza się na dwa sposoby — wybór należy do stron umowy.

Ryczałt miesięczny

Stała kwota: miesięczny limit kilometrów × stawka. Limit zależy od liczby mieszkańców miejscowości zatrudnienia (§ 3 ust. 2 rozporządzenia):

• 300 km — gmina lub miasto do 100 tys. mieszkańców
• 500 km — powyżej 100 tys. do 500 tys. mieszkańców
• 700 km — powyżej 500 tys. mieszkańców
• 1 500 km — pojazdy służby leśnej; 3 000 km — służby ratownicze i pracownicy socjalni pracujący w terenie

Przy limicie 500 km i stawce 1,15 zł pełny ryczałt to 575,00 zł miesięcznie. Ryczałt nie wymaga ewidencji — wystarczy pisemne oświadczenie pracownika o używaniu pojazdu w danym miesiącu (§ 4 ust. 1).

Potrącenie 1/22 — najczęstszy błąd w rozliczeniach

Kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności — a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik był w pracy, ale nie dysponował pojazdem (§ 4 ust. 2). Przy ryczałcie 575,00 zł i 7 takich dniach potrącenie wynosi 182,95 zł, więc do wypłaty zostaje 392,05 zł. Dlatego oświadczenie pracownika powinno rozbijać dni na przyczyny: choroba, urlop, delegacja, inna nieobecność, brak pojazdu.

Zwrot za faktyczny przebieg

Alternatywa dla ryczałtu: płacisz za rzeczywiście przejechane kilometry, ale konieczna jest ewidencja przebiegu pojazdu potwierdzana przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT). To rozwiązanie opłaca się, gdy przebiegi są mocno nieregularne.

Podatek i ZUS przy jazdach lokalnych

Tu kończą się dobre wiadomości. Ryczałt i zwrot za jazdy lokalne stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy — pracodawca dolicza kwotę do wynagrodzenia, pobiera zaliczkę na podatek i nalicza składki. Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT obejmuje wyłącznie sytuacje, w których obowiązek używania pojazdu wynika wprost z odrębnych ustaw — dotyczy to m.in. listonoszy, pracowników socjalnych i służby leśnej. Sądy administracyjne bywają dla podatników łaskawsze, ale stanowisko organów jest utrwalone, więc bezpieczniej opodatkować i ewentualnie wystąpić o interpretację.

Trzy dokumenty, bez których nie ma wypłaty

1. Umowa o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych — bez niej nie ma podstawy do zwrotu. Wynika to wprost z § 1 ust. 1 rozporządzenia: zwrot następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej z pracownikiem. Umowa określa pojazd, zakres używania, stawkę, limit kilometrów, sposób dokumentowania i termin wypłaty. Wygenerujesz ją w narzędziu Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.
2. Oświadczenie pracownika (przy ryczałcie) — z danymi pojazdu, wykazem dni nieobecności i dni bez pojazdu oraz wyliczeniem kwoty po potrąceniach.
3. Ewidencja przebiegu pojazdu (przy zwrocie za faktyczny przebieg) — z imieniem, nazwiskiem i adresem zamieszkania kierowcy, numerem rejestracyjnym i pojemnością silnika, kolejnym numerem wpisu, datą i celem wyjazdu, opisem trasy, liczbą kilometrów, stawką i kwotą (art. 23 ust. 7 ustawy o PIT). Prowadzisz ją wygodnie w Ewidencji przebiegu pojazdu.

Co z tego zaliczysz do kosztów firmy

Kosztem uzyskania przychodu jest zwrot do wysokości ryczałtu albo iloczynu kilometrów i stawki ustawowej (art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT). Nadwyżka — na przykład przy stawce wyższej niż 1,15 zł — kosztem nie jest. Osobno rozlicza się opłaty za parkowanie i przejazd autostradą poniesione w związku z wyjazdem: zwracasz je na podstawie dokumentów.

A co z autem prywatnym samego przedsiębiorcy?

Kilometrówka PIT dla prywatnych aut przedsiębiorcy została zniesiona 1 stycznia 2019 r. — zamiast niej obowiązuje limit 20% wydatków eksploatacyjnych bez ewidencji. Szczegóły w artykule Kilometrówka PIT vs VAT 2026. Kilometrówka VAT z art. 86a ustawy o VAT to jeszcze inna sprawa — służy pełnemu odliczeniu podatku od auta firmowego.

Powiązane narzędzia i artykuły

• Kalkulator kilometrówki — zwrot odcinek po odcinku, ryczałt z potrąceniem 1/22, gotowe rozliczenie do podpisu
• Umowa o używanie samochodu prywatnego — dokument, bez którego nie ma zwrotu kosztów
• Ewidencja przebiegu pojazdu — przejazdy online i miesięczny raport PDF
• Kalkulator delegacji — dieta, ryczałt za nocleg i dojazdy
• Jak prowadzić kilometrówkę 2026 — instrukcja krok po kroku
• Kilometrówka 2026 — ile naprawdę dostanie pracownik za prywatne auto — pełny przewodnik z przykładami i dokumentami